Protéger un document Studio par un mot de passe

Sur ordinateur, Studio peut chiffrer un document avec un mot de passe, de sorte que la copie du fichier présente sur cet appareil est illisible sans lui, où que cette copie voyage. Si le document est protégé sur un autre de vos ordinateurs, un ordinateur qui le rejoint propose de protéger aussi sa propre copie ; le mot de passe n’est jamais synchronisé. Cette page montre comment l’activer, comment changer le mot de passe, comment le supprimer de nouveau (à partir de la version 1.2), à quoi sert le code de récupération et ce que personne ne peut récupérer.

Avant de commencer

Le document doit être un fichier que vous avez enregistré vous-même. Le document par défaut intégré ne peut pas être chiffré ; voir Pourquoi le document par défaut ne peut pas être chiffré plus bas.
Décidez où vous garderez le code de récupération avant de commencer. Il n’est affiché qu’une seule fois.
C’est une fonction pour ordinateur (macOS, Windows, Linux). AceMoney Studio Mobile (bientôt sur iPhone et Android, à partir de AceMoney Studio Mobile 1.3) n’a pas de mot de passe de document ; sa comptabilité reste dans l’application, sur l’appareil.

Ce que le mot de passe protège, et ce qu’il ne protège pas

Le mot de passe chiffre le fichier du document, de sorte qu’une copie de celui-ci, un disque volé ou un document déposé dans un dossier de stockage en ligne nécessite le mot de passe pour être lu. Studio est honnête sur les limites : votre système d’exploitation conserve peut-être déjà d’anciennes copies en clair (Time Machine ou instantanés locaux), les fichiers supprimés peuvent parfois être récupérés sur un disque, les fichiers que vous joignez (comme les images de reçus) sont stockés comme de simples fichiers à côté du document et ne sont pas couverts, une ancienne sauvegarde provenant d’un emplacement précédent du document peut encore être en clair, et rien ne protège contre un programme déjà en cours d’exécution sur votre ordinateur déverrouillé et connecté. Les sauvegardes réalisées après l’activation du chiffrement sont elles aussi chiffrées.

Définir un mot de passe

Ouvrez Paramètres ▸ Document. La section Sécurité indique « Ce document n’est pas chiffré. » Appuyez sur Activer le chiffrement…. (Un tout nouveau document propose la même chose juste après la page d’accueil sous le titre Protéger ce document par un mot de passe ? avec Plus tard, peut-être et Configurer le chiffrement.)
Dans Protéger ce document par un mot de passe ?, lisez l’explication, saisissez un Mot de passe d’au moins 8 caractères et répétez-le dans Confirmer le mot de passe, puis appuyez sur Continuer.
Si votre mot de passe contient des caractères qui peuvent se saisir différemment sur un autre clavier, Avant de continuer vous avertit que le document ne s’y ouvrira pas sans le code de récupération. Appuyez sur Je comprends, continuer ou sur Retour pour choisir un mot de passe plus simple.
Votre code de récupération affiche un code de cinq groupes. Appuyez sur Copier et enregistrez-le en lieu sûr, par exemple dans un gestionnaire de mots de passe ou sur une feuille imprimée. Pour prouver que vous l’avez enregistré, saisissez son dernier groupe dans le champ en dessous.
Notez la ligne « Activer cette option supprimera aussi toutes les sauvegardes existantes de ce document, y compris celles que vous avez faites manuellement — elles sont encore en texte clair, donc les conserver laisserait les mêmes données exposées ailleurs. » Appuyez ensuite sur Activer le chiffrement, qui devient disponible une fois que le dernier groupe correspond.
Chiffrement… prend un instant (« En cas de problème, rien n’est perdu. »), puis Chiffrement activé le confirme : « Ce document est désormais chiffré. Assurez-vous d’avoir enregistré le code de récupération — il ne sera plus affiché. »

À partir de là, la section Sécurité indique « Ce document est chiffré. Les fichiers joints sont stockés séparément et ne sont pas couverts. » avec un bouton Changer le mot de passe du document….

Ouvrir un document chiffré

Lorsque vous ouvrez le document, Ce document est protégé vous demande le Mot de passe ; appuyez sur Déverrouiller. Annuler laisse le document fermé. Si vous avez oublié le mot de passe, appuyez sur Mot de passe oublié ? Utiliser un code de récupération.

Changer le mot de passe

Ouvrez Paramètres ▸ Document et appuyez sur Changer le mot de passe du document….
Saisissez le Mot de passe actuel, un Nouveau mot de passe et Confirmer le nouveau mot de passe, puis appuyez sur Continuer. L’avertissement sur le clavier apparaît de nouveau s’il s’applique.
Votre nouveau code de récupération explique que « Changer votre mot de passe remplace aussi votre code de récupération — l’ancien cesse de fonctionner. » Appuyez sur Copier, enregistrez le nouveau code et saisissez son dernier groupe.
Appuyez sur Changer le mot de passe. Après Application en cours…, Mot de passe modifié confirme « Votre nouveau mot de passe et votre code de récupération sont actifs. » Appuyez sur Terminé.

Récupérer un document avec le code de récupération

Dans Ce document est protégé, appuyez sur Mot de passe oublié ? Utiliser un code de récupération.
Utiliser votre code de récupération explique que le code est à usage unique et que vous allez définir un nouveau mot de passe. Saisissez le Code de récupération et appuyez sur Continuer.
Définir un nouveau mot de passe confirme « Votre code de récupération est valide. » Saisissez un Nouveau mot de passe et Confirmer le nouveau mot de passe.
Un nouveau code de récupération est affiché dans la même étape. Appuyez sur Copier, enregistrez-le et saisissez son dernier groupe ; l’ancien code ne fonctionne plus.
Appuyez sur Terminer. Le document s’ouvre avec le nouveau mot de passe.

Supprimer le mot de passe

À partir de la version 1.2, vous pouvez redonner à un document protégé sa forme ordinaire. Studio demande d’abord le mot de passe actuel, de sorte que personne d’autre ne peut le faire à votre place ; si vous l’avez oublié, récupérez d’abord le document avec votre code de récupération (voir plus haut), puis supprimez le mot de passe.

Ouvrez Paramètres ▸ Document. La section Sécurité indique « Ce document est chiffré. Les fichiers joints sont stockés séparément et ne sont pas couverts. » Appuyez sur Supprimer le mot de passe…, à côté de Changer le mot de passe du document….
Supprimer le mot de passe explique : « Le fichier ne sera plus protégé : toute personne pouvant l’ouvrir pourra le lire sans mot de passe. Votre code de récupération cessera lui aussi de fonctionner. Une sauvegarde est faite d’abord, et vous pourrez de nouveau chiffrer le document à tout moment. »
Saisissez votre Mot de passe actuel et appuyez sur Supprimer le mot de passe. Annuler ferme la boîte de dialogue et ne change rien.
Suppression du mot de passe… prend un instant (« En cas de problème, rien n’est perdu. »), puis Mot de passe supprimé confirme : « Ce document n’est plus protégé par un mot de passe. Vous pouvez réactiver le chiffrement à tout moment. » Appuyez sur Terminé.

La section Sécurité indique maintenant « Ce document n’est pas chiffré. » et propose de nouveau Activer le chiffrement…. Le document s’ouvre désormais sans mot de passe, et le code de récupération disparaît avec le mot de passe.

La sauvegarde. Avant toute modification, Studio fait une sauvegarde du document tel qu’il est, encore protégé. Dans Paramètres ▸ Document ▸ Sauvegardes, elle est listée sous le nom Avant la suppression du mot de passe. Elle nécessite encore l’ancien mot de passe pour être ouverte, et la restaurer ramène le document protégé, avec son ancien mot de passe. Si Studio ne peut pas faire cette sauvegarde, il ne supprime pas le mot de passe. Les sauvegardes que vous aviez déjà restent elles aussi protégées ; seules les sauvegardes faites après la suppression sont en clair, comme le document lui-même.

Vos autres ordinateurs. La suppression du mot de passe ne change que la copie de cet ordinateur. Si le même document est synchronisé avec AceMoney Cloud et protégé sur un autre de vos ordinateurs, cette copie garde son propre mot de passe et n’est pas touchée ; le mot de passe n’est jamais synchronisé, donc rien n’est à annuler là-bas. Tant que vous êtes connecté, Studio retire l’indication, propre à cet ordinateur, que sa copie est protégée, afin que vos autres ordinateurs cessent de se voir proposer « Ce document est protégé par mot de passe sur votre autre appareil. Le protéger ici aussi ? » dès qu’aucun de vos autres ordinateurs ne signale plus de copie protégée. Cet ordinateur ne posera plus cette question pour ce document. Une copie que vous avez faite plus tôt avec Fichier ▸ Enregistrer une copie sous… garde son mot de passe.

Si quelque chose se passe mal, Studio vous l’indique dans la boîte de dialogue et le document reste utilisable :

Un mot de passe erroné affiche « Mot de passe actuel incorrect. » sous le champ, sans rien changer ; réessayez. Un champ vide affiche « Saisissez votre mot de passe actuel. » ; un mot de passe très long, « Ce mot de passe est trop long. »
Impossible de supprimer le mot de passe apparaît avec la raison si les données de sécurité du document sont endommagées ou proviennent d’une version plus ancienne (les mêmes messages que sous Dépannage plus bas), ou avec « Une erreur inattendue s’est produite. » pour tout autre cas. Appuyez sur Réessayer ou Fermer. Le document est soit exactement tel qu’il était, soit déjà en clair ; dans les deux cas il s’ouvre, et rien n’est perdu.

Pourquoi le document par défaut ne peut pas être chiffré

Le document par défaut intégré n’a pas de fichier à lui ; il vit dans le dossier de données de l’application. Sa section Sécurité indique donc « Enregistrez ce document dans un fichier (Fichier ▸ Enregistrer une copie sous…) pour activer le chiffrement. » et Activer le chiffrement… est grisé. Choisissez Fichier ▸ Enregistrer une copie sous…, enregistrez une copie où vous voulez, et Studio passe à cette copie, où Activer le chiffrement… est disponible. Voir Documents et fichiers.

Ce qui ne peut pas être récupéré

Sans le mot de passe et sans le code de récupération, le document ne peut être ouvert par personne : ni par vous, ni par MechCAD, qui ne détient jamais votre mot de passe ni votre code. Le seul recours est une copie réalisée avant l’activation du chiffrement, si vous en avez gardé une ailleurs ; les sauvegardes que Studio conservait ont été supprimées lors de l’activation du chiffrement, précisément parce qu’elles étaient en clair. Gardez le code de récupération aussi soigneusement que le mot de passe.

Questions fréquentes

Existe-t-il un moyen de supprimer de nouveau le mot de passe ?

Oui, à partir de la version 1.2 : Paramètres ▸ Document ▸ Supprimer le mot de passe… ; voir Supprimer le mot de passe plus haut. Cela demande le mot de passe actuel et fait d’abord une sauvegarde. Dans la version 1.1 et les précédentes, un document chiffré reste chiffré : vous pouvez changer le mot de passe mais pas désactiver le chiffrement. Une copie réalisée avec Fichier ▸ Enregistrer une copie sous… conserve le même mot de passe.

Mes sauvegardes sont-elles chiffrées ?

Les sauvegardes réalisées après l’activation du chiffrement sont chiffrées avec le même mot de passe, et chacune contient ce qu’il faut pour être ouverte avec ce mot de passe. Les sauvegardes antérieures sont supprimées lorsque vous l’activez.

Le mot de passe protège-t-il l’application mobile ?

AceMoney Studio Mobile (à partir de AceMoney Studio Mobile 1.3) n’a pas de mot de passe de document. Sa comptabilité reste dans l’application, sur l’appareil, protégée par le verrouillage d’écran de votre téléphone.

Le support peut-il réinitialiser mon mot de passe ?

Non. Personne chez MechCAD ne peut ouvrir, réinitialiser ou récupérer un document chiffré, et personne ne peut supprimer son mot de passe à votre place : Supprimer le mot de passe… exige le mot de passe actuel. C’est le but de la conception.

Le mot de passe est-il conservé quand j’exporte tout ?

Non. À partir de la version 1.2, Fichier ▸ Tout exporter… écrit une copie simple et non chiffrée de vos données, même à partir d’un document chiffré ; la boîte de dialogue avertit « Ce document est chiffré, mais son exportation ne le sera pas. » Gardez une telle exportation en lieu sûr et supprimez-la quand vous n’en avez plus besoin. Voir Exporter et imprimer.

Puis-je utiliser le code de récupération plus d’une fois ?

L’utiliser définit un nouveau mot de passe et vous donne un nouveau code ; l’ancien code cesse de fonctionner dès que le nouveau est affiché. Enregistrez chaque nouveau code.

Pourquoi Studio m’avertit-il au sujet de mon clavier ?

Certains caractères se saisissent différemment sur d’autres dispositions de clavier ou d’autres appareils. Si la même touche produit un autre caractère ailleurs, le mot de passe ne correspondra pas là-bas, et le code de récupération est alors la seule façon d’entrer.

Le chiffrement couvre-t-il les images que j’ai jointes ?

Non. Les fichiers joints sont stockés séparément, à côté du document, comme de simples fichiers.

Dépannage

« Mot de passe incorrect. » Vérifiez la disposition du clavier et la touche Verr. maj., puis réessayez. Si vous ne vous en souvenez pas, appuyez sur Mot de passe oublié ? Utiliser un code de récupération.
« Utilisez au moins 8 caractères. » ou « Les mots de passe ne correspondent pas. » Le nouveau mot de passe est trop court ou les deux champs diffèrent.
« Ce code de récupération n’est pas valide pour ce document. » Le code appartient à un autre document, ou il a été remplacé par un changement de mot de passe ou une récupération ultérieurs. Saisissez exactement le code le plus récent de ce document, tirets compris.
« Ce document a été chiffré par une version plus ancienne d’AceMoney Studio et doit être recréé. » Le document a été chiffré par une version préliminaire et cette version ne peut pas l’ouvrir. Contactez le support.
« Les données de sécurité de ce document semblent endommagées et ne peuvent pas être lues. » Restaurez une sauvegarde récente depuis Paramètres ▸ Document ▸ Restaurer… ; voir Sauvegardes et restauration.
Impossible d’activer le chiffrement ou Impossible de changer le mot de passe. Rien n’a été modifié ; appuyez sur Réessayer. Si cela se répète, vérifiez l’espace disque libre et que le document ne se trouve pas sur un lecteur en lecture seule.
Un avertissement rouge indique qu’une ancienne sauvegarde en texte clair n’a pas pu être supprimée. Cette ancienne copie est toujours sur l’ordinateur. Contactez le support pour la faire localiser et supprimer ; la section Sauvegardes n’a pas de commande de suppression.
Impossible de supprimer le mot de passe. (À partir de la version 1.2.) Rien n’est perdu. Appuyez sur Réessayer. Pour « Mot de passe actuel incorrect. », vérifiez la disposition du clavier, ou utilisez d’abord votre code de récupération si vous ne vous en souvenez pas.
Activer le chiffrement… est grisé. Vous êtes dans le document par défaut. Utilisez d’abord Fichier ▸ Enregistrer une copie sous….