Protege un documento de Studio con contraseña

En el escritorio, Studio puede cifrar un documento con una contraseña, de modo que la copia del archivo en este dispositivo sea ilegible sin ella allí donde viaje esa copia. Si el documento está protegido en otro de tus ordenadores, un ordenador que se une a él ofrece proteger también su propia copia; la contraseña nunca se sincroniza. Esta página muestra cómo activarlo, cómo cambiar la contraseña, cómo quitarla de nuevo (desde la versión 1.2), para qué sirve el código de recuperación y qué es lo que nadie puede recuperar.

Antes de empezar

El documento debe ser un archivo que hayas guardado tú. El documento predeterminado incorporado no se puede cifrar; consulta Por qué no se puede cifrar el documento predeterminado más abajo.
Decide dónde guardarás el código de recuperación antes de empezar. Se muestra una sola vez.
Es una función de escritorio (macOS, Windows, Linux). AceMoney Studio Mobile (que llegará a iPhone y Android, desde AceMoney Studio Mobile 1.3) no tiene contraseña de documento; su libro de cuentas permanece dentro de la aplicación en el dispositivo.

Qué protege la contraseña y qué no

La contraseña cifra el archivo del documento, así que una copia suya, un disco robado o un documento en una carpeta de unidad en la nube necesitan la contraseña para leerse. Studio es sincero sobre los límites: tu sistema operativo puede conservar ya copias antiguas sin cifrar (Time Machine o instantáneas locales), a veces se pueden recuperar archivos borrados de un disco, los archivos que adjuntas (como imágenes de recibos) se guardan como archivos normales junto al documento y no están cubiertos, una copia de seguridad antigua de una ubicación anterior del documento puede seguir sin cifrar, y nada protege frente a un programa que ya se esté ejecutando en tu ordenador desbloqueado y con la sesión iniciada. Las copias de seguridad hechas después de activar el cifrado también están cifradas.

Establecer una contraseña

Abre Ajustes ▸ Documento. La sección Seguridad dice “Este documento no está cifrado.” Toca Activar cifrado…. (Un documento recién creado ofrece lo mismo justo después de la página de bienvenida como ¿Proteger este documento con una contraseña? con Quizá más tarde y Configurar cifrado.)
En ¿Proteger este documento con una contraseña?, lee la explicación, escribe una Contraseña de al menos 8 caracteres y repítela en Confirmar contraseña; después toca Continuar.
Si tu contraseña contiene caracteres que pueden escribirse de otra forma en otro teclado, Antes de continuar te avisa de que el documento no se abrirá allí sin el código de recuperación. Toca Entiendo, continuar o Atrás para elegir una contraseña más sencilla.
Tu código de recuperación muestra un código de cinco grupos. Toca Copiar y guárdalo en un lugar seguro, como un gestor de contraseñas o una hoja impresa. Para demostrar que lo guardaste, escribe su último grupo en el campo de abajo.
Fíjate en la línea “Al activarlo también se eliminarán todas las copias de seguridad existentes de este documento, incluidas las que hiciste manualmente: siguen siendo texto sin cifrar, así que conservarlas dejaría los mismos datos expuestos en otro lugar.” Después toca Activar cifrado, que se habilita cuando el último grupo coincide.
Cifrando… tarda un momento (“Si algo sale mal, no se pierde nada.”), y después Cifrado activado lo confirma: “Este documento ya está cifrado. Asegúrate de haber guardado el código de recuperación: no se volverá a mostrar.”

A partir de ahora la sección Seguridad dice “Este documento está cifrado. Los archivos adjuntos se guardan por separado y no están cubiertos.” con un botón Cambiar contraseña del documento….

Abrir un documento cifrado

Cuando abres el documento, Este documento está protegido pide la Contraseña; toca Desbloquear. Cancelar deja el documento cerrado. Si has olvidado la contraseña, toca ¿Olvidaste la contraseña? Usa un código de recuperación.

Cambiar la contraseña

Abre Ajustes ▸ Documento y toca Cambiar contraseña del documento….
Escribe la Contraseña actual, una Nueva contraseña y Confirmar nueva contraseña; después toca Continuar. El aviso del teclado vuelve a aparecer si corresponde.
Tu nuevo código de recuperación explica que “Al cambiar la contraseña también se sustituye tu código de recuperación: el anterior deja de funcionar.” Toca Copiar, guarda el código nuevo y escribe su último grupo.
Toca Cambiar contraseña. Tras Aplicando…, Contraseña cambiada confirma “Tu nueva contraseña y tu nuevo código de recuperación están activos.” Toca Hecho.

Recuperar un documento con el código de recuperación

En Este documento está protegido, toca ¿Olvidaste la contraseña? Usa un código de recuperación.
Usar el código de recuperación explica que el código es de un solo uso y que establecerás una nueva contraseña. Escribe el Código de recuperación y toca Continuar.
Establecer una nueva contraseña confirma “Tu código de recuperación es válido.” Escribe una Nueva contraseña y Confirmar nueva contraseña.
En el mismo paso se muestra un código de recuperación nuevo. Toca Copiar, guárdalo y escribe su último grupo; el código anterior deja de funcionar.
Toca Finalizar. El documento se abre con la nueva contraseña.

Quitar la contraseña

Desde la versión 1.2, puedes volver a convertir un documento protegido en uno sin contraseña. Studio pide primero la contraseña actual, así que nadie más puede hacerlo por ti; si la has olvidado, recupera primero el documento con tu código de recuperación (más arriba) y después quita la contraseña.

Abre Ajustes ▸ Documento. La sección Seguridad dice “Este documento está cifrado. Los archivos adjuntos se guardan por separado y no están cubiertos.” Toca Quitar contraseña…, junto a Cambiar contraseña del documento….
Quitar contraseña explica: “El archivo dejará de estar protegido: cualquiera que pueda abrirlo podrá leerlo sin contraseña. Tu código de recuperación también dejará de funcionar. Antes se hace una copia de seguridad, y puedes volver a cifrar el documento cuando quieras.”
Escribe tu Contraseña actual y toca Quitar contraseña. Cancelar cierra el cuadro de diálogo y no cambia nada.
Quitando la contraseña… tarda un momento (“Si algo sale mal, no se pierde nada.”), y después Contraseña quitada lo confirma: “Este documento ya no está protegido por una contraseña. Puedes volver a activar el cifrado cuando quieras.” Toca Hecho.

La sección Seguridad dice ahora “Este documento no está cifrado.” y vuelve a ofrecer Activar cifrado…. A partir de ahora el documento se abre sin contraseña, y el código de recuperación desaparece con la contraseña.

La copia de seguridad. Antes de cambiar nada, Studio hace una copia de seguridad del documento tal como está, aún protegido. En Ajustes ▸ Documento ▸ Copias de seguridad aparece como Antes de quitar la contraseña. Sigue necesitando la contraseña anterior para abrirse, y restaurarla devuelve el documento protegido, con su contraseña anterior. Si Studio no puede hacer esta copia de seguridad, no quita la contraseña. Las copias de seguridad que ya tenías también siguen protegidas; solo las copias hechas después de quitar la contraseña son sin cifrar, como el propio documento.

Tus otros ordenadores. Quitar la contraseña cambia solo la copia de este ordenador. Si el mismo documento se sincroniza con AceMoney Cloud y está protegido en otro de tus ordenadores, esa copia conserva su propia contraseña y no se toca; la contraseña nunca se sincroniza, así que no hay nada que deshacer allí. Mientras tienes la sesión iniciada, Studio retira la nota de este ordenador que indica que su copia está protegida, de modo que a tus otros ordenadores dejan de ofrecerles “Este documento está protegido con contraseña en tu otro dispositivo. ¿Quieres protegerlo aquí también?” cuando ninguno de tus otros ordenadores informa de una copia protegida. Este ordenador no volverá a hacer esa pregunta para este documento. Una copia que hiciste antes con Archivo ▸ Guardar una copia como… conserva su contraseña.

Si algo sale mal, Studio te lo dice en el cuadro de diálogo y el documento sigue siendo utilizable:

Una contraseña incorrecta muestra “La contraseña actual no es correcta.” bajo el campo, sin cambiar nada; inténtalo de nuevo. Un campo vacío muestra “Escribe tu contraseña actual.”; uno muy largo, “Esa contraseña es demasiado larga.”
No se pudo quitar la contraseña aparece con el motivo si los datos de seguridad del documento están dañados o proceden de una versión anterior (los mismos mensajes que en Solución de problemas más abajo), o con “Se produjo un error inesperado.” para cualquier otro caso. Toca Reintentar o Cerrar. El documento queda exactamente como estaba o ya sin contraseña; en cualquier caso se abre y no se pierde nada.

Por qué no se puede cifrar el documento predeterminado

El documento predeterminado incorporado no tiene un archivo propio; vive dentro de la carpeta de datos de la aplicación. Por eso su sección Seguridad dice “Guarda este documento en un archivo (Archivo ▸ Guardar una copia como…) para activar el cifrado.” y Activar cifrado… aparece atenuado. Elige Archivo ▸ Guardar una copia como…, guarda una copia donde quieras, y Studio cambia a esa copia, donde Activar cifrado… está disponible. Consulta Documentos y archivos.

Lo que no se puede recuperar

Sin la contraseña y sin el código de recuperación, nadie puede abrir el documento: ni tú, ni MechCAD, que nunca guarda tu contraseña ni tu código. La única alternativa es una copia hecha antes de activar el cifrado, si la guardaste en otro sitio; las copias de seguridad que Studio tenía se eliminaron al activar el cifrado, precisamente porque estaban sin cifrar. Guarda el código de recuperación con el mismo cuidado que la contraseña.

Preguntas frecuentes

¿Hay forma de quitar la contraseña de nuevo?

Sí, desde la versión 1.2: Ajustes ▸ Documento ▸ Quitar contraseña…; consulta Quitar la contraseña más arriba. Pide la contraseña actual y hace antes una copia de seguridad. En la versión 1.1 y anteriores, un documento cifrado sigue cifrado: puedes cambiar la contraseña, pero no desactivar el cifrado. Una copia hecha con Archivo ▸ Guardar una copia como… conserva la misma contraseña.

¿Están cifradas mis copias de seguridad?

Las copias de seguridad hechas después de activar el cifrado se cifran con la misma contraseña, y cada una lleva lo que necesita para abrirse con esa contraseña. Las copias anteriores se eliminan cuando lo activas.

¿La contraseña protege la aplicación móvil?

AceMoney Studio Mobile (desde AceMoney Studio Mobile 1.3) no tiene contraseña de documento. Su libro de cuentas permanece dentro de la aplicación en el dispositivo, protegido por la pantalla de bloqueo de tu propio teléfono.

¿Puede el soporte restablecer mi contraseña?

No. Nadie en MechCAD puede abrir, restablecer ni recuperar un documento cifrado, y nadie puede quitarte su contraseña: Quitar contraseña… necesita la contraseña actual. Ese es el sentido del diseño.

¿Se conserva la contraseña cuando exporto todo?

No. Desde la versión 1.2, Archivo ▸ Exportar todo… escribe una copia de tus datos sin cifrar, incluso desde un documento cifrado; el cuadro de diálogo avisa: “Este documento está cifrado, pero su exportación no lo estará.” Guarda esa exportación en un lugar seguro y elimínala cuando ya no la necesites. Consulta Exportar e imprimir.

¿Puedo usar el código de recuperación más de una vez?

Al usarlo se establece una contraseña nueva y se te da un código nuevo; el código anterior deja de funcionar en el momento en que se muestra el nuevo. Guarda cada código nuevo.

¿Por qué me avisa Studio sobre mi teclado?

Algunos caracteres se escriben de otra forma en otras distribuciones de teclado o dispositivos. Si la misma tecla produce un carácter distinto en otro sitio, la contraseña no coincidirá allí, y el código de recuperación es la única forma de entrar.

¿El cifrado cubre las imágenes que adjunté?

No. Los archivos adjuntos se guardan por separado, junto al documento, como archivos normales.

Solución de problemas

“La contraseña no es correcta.” Comprueba la distribución del teclado y las mayúsculas, e inténtalo de nuevo. Si no la recuerdas, toca ¿Olvidaste la contraseña? Usa un código de recuperación.
“Usa al menos 8 caracteres.” o “Las contraseñas no coinciden.” La contraseña nueva es demasiado corta o los dos campos son distintos.
“Ese código de recuperación no es válido para este documento.” El código pertenece a otro documento, o lo sustituyó un cambio de contraseña o una recuperación posterior. Escribe exactamente el código más reciente de este documento, con los guiones.
“Este documento se cifró con una versión anterior de AceMoney Studio y debe volver a crearse.” El documento lo cifró una versión preliminar y esta versión no puede abrirlo. Contacta con Soporte.
“Los datos de seguridad de este documento parecen dañados y no se pueden leer.” Restaura una copia de seguridad reciente desde Ajustes ▸ Documento ▸ Restaurar…; consulta Copias de seguridad y restauración.
No se pudo activar el cifrado o No se pudo cambiar la contraseña. No se cambió nada; toca Reintentar. Si se repite, comprueba el espacio libre en disco y que el documento no esté en una unidad de solo lectura.
Una advertencia roja dice que no se pudo eliminar una copia de seguridad antigua en texto sin cifrar. Esa copia anterior sigue en el ordenador. Contacta con Soporte para que la localicen y la eliminen; no hay ningún control para eliminar en la sección Copias de seguridad.
No se pudo quitar la contraseña. (Desde la versión 1.2.) No se pierde nada. Toca Reintentar. Para “La contraseña actual no es correcta.”, comprueba la distribución del teclado o, si no la recuerdas, usa primero tu código de recuperación.
Activar cifrado… aparece atenuado. Estás en el documento predeterminado. Usa primero Archivo ▸ Guardar una copia como….