Créer, envoyer et suivre des factures

Un portefeuille d’entreprise dans AceMoney Studio peut émettre des factures. Vous choisissez le client parmi vos Tiers, ajoutez des lignes, enregistrez un brouillon et envoyez la facture en PDF. Quand l’argent arrive, Marquer comme payée… l’enregistre comme dépôt sur le compte que vous choisissez et le relie à la facture. AceMoney n’envoie aucun e-mail lui-même et ne met aucun lien de paiement dans une facture : le PDF part par la feuille de partage de votre ordinateur ou votre programme de messagerie.

Les factures appartiennent à un portefeuille configuré comme entreprise ; voir Configurer votre entreprise.

Avant de commencer

• Sous Plus de détails dans Informations de l’entreprise, les Valeurs par défaut des factures sont Préfixe du numéro de facture, Prochain numéro de facture, Délai de paiement (jours), Devise des factures (un code comme USD) et Texte en bas de facture. Chaque nouvelle facture part de ces valeurs. Si vous laissez la devise vide, les factures utilisent la devise dans laquelle sont libellés la plupart des comptes ouverts du portefeuille, puis la devise de base du document.
• Ajoutez votre client comme tiers avec l’adresse que vous voulez voir sur la facture : sur la page Tiers, choisissez Détails et remplissez Rue, Ville, État / Province, Code postal, Pays et E-mail. Voir Tiers, étiquettes et banques.

Ouvrir la page Factures

Quand le portefeuille ouvert est une entreprise, Factures apparaît dans le rail de navigation, après Kilométrage. Les autres portefeuilles ne l’affichent pas.

La page liste les factures, la date d’émission la plus récente en premier : numéro et client, Émise le … · Échéance …, le total avec son code de devise, et le statut. Les pastilles Toutes, Brouillon, Envoyée, Payée et Annulée restreignent la liste. Une facture envoyée dont l’échéance est dépassée et qui n’est pas payée en totalité affiche En retard en rouge ; une facture partiellement payée affiche aussi Solde …. Sans facture, la page indique Aucune facture pour l’instant.

Créer une facture

1. Sur la page Factures, sélectionnez Nouvelle facture.
2. Choisissez le Client. Tapez pour chercher ; seuls les tiers actifs sont proposés.
3. Vérifiez le Numéro de facture (voir Comment fonctionne la numérotation), la Date d’émission et la Date d’échéance.
4. Sous Lignes, remplissez Description, Qté et Prix unitaire ; Montant est calculé. Ajouter une ligne en ajoute d’autres, et Supprimer cette ligne en supprime une (une ligne reste toujours).
5. Réglez Taxe (%) si vous facturez une taxe. Sous-total, Taxe et Total se mettent à jour pendant la saisie.
6. Modifiez Conditions de paiement et Notes si nécessaire ; les deux sont imprimées sur la facture.
7. Sélectionnez Aperçu du PDF pour regarder la page, puis Enregistrer le brouillon.

Une nouvelle facture part de vos valeurs par défaut : des Conditions de paiement telles que « Net 30 », des Notes reprises de Texte en bas de facture, et Taxe (%) à 0. La Date d’échéance suit les conditions : « Net 30 » ou « Net 15 days » donnent ce nombre de jours après la date d’émission, « Due on receipt » (aussi « On receipt », « Immediately », « Due now ») le jour même, et toute autre formulation 30 jours. Vous pouvez ensuite choisir une autre date d’échéance à la main.

Enregistrer le brouillon refuse une facture incomplète avec une liste rouge de ce qui ne va pas, par exemple Choisissez un client., Ajoutez au moins une ligne., Chaque quantité doit être supérieure à zéro. ou La date d’échéance ne peut pas précéder la date d’émission. Une facture compte au plus 28 lignes, une description au plus 80 caractères et les notes au plus 500 (Cette facture est trop volumineuse pour être synchronisée. Raccourcissez les descriptions ou les notes.). Un prix unitaire peut être négatif pour une ligne de remise, tant que Le total ne peut pas être négatif. Aperçu du PDF montre la facture en l’état, de sorte qu’un brouillon porte la mention BROUILLON ; il n’envoie ni n’enregistre rien.

Comment fonctionne la numérotation

Le numéro est le Préfixe du numéro de facture suivi du Prochain numéro de facture, complété de zéros jusqu’à quatre chiffres au moins : INV-0007. Enregistrer une nouvelle facture fait avancer le compteur.

• Les trous sont permis. Saisissez le numéro que vous voulez (40 caractères au plus). S’il commence par votre préfixe et se termine par des chiffres, le compteur passe au-delà.
• Un numéro n’est utilisé qu’une fois par portefeuille. Les majuscules et les espaces autour ne comptent pas, donc inv-0007 est INV-0007. L’enregistrement donne Une autre facture porte déjà ce numéro. Une facture annulée garde son numéro.
• Deux ordinateurs peuvent encore entrer en conflit avant de se synchroniser ; voir Deux factures avec le même numéro.

Modifier, dupliquer et le menu de la ligne

Sélectionnez une ligne, ou son menu, pour agir sur une facture :

Seul un brouillon peut être modifié. Une facture envoyée s’ouvre en lecture seule avec Cette facture a été envoyée et ne peut plus être modifiée. Dupliquez-la pour en créer une corrigée. ; les factures payées et annulées indiquent elles aussi qu’elles ne peuvent plus être modifiées. Pour modifier une facture envoyée, utilisez Repasser en brouillon ou Dupliquer.

Dupliquer ouvre l’éditeur sur un nouveau brouillon copié de la facture, avec un nouveau numéro et la date du jour comme date d’émission. Rien n’existe tant que vous ne sélectionnez pas Enregistrer le brouillon.

Envoyer une facture

1. Sur la ligne de la facture, ouvrez le menu et choisissez Envoyer….
2. AceMoney crée le PDF et le transmet à la feuille de partage de votre ordinateur ou à votre programme de messagerie sous le nom Invoice INV-0007.pdf, avec l’objet Facture INV-0007. Envoyez-le à partir de là.
3. Quand la feuille de partage ou le programme de messagerie se ferme, AceMoney demande L’avez-vous envoyée ? et un brouillon ne devient Envoyée que si vous choisissez Oui, marquer comme envoyée ; un message indique alors Facture INV-0007 marquée comme envoyée.

Le PDF qui part ne porte pas la mention BROUILLON. Si vous fermez la feuille de partage, la facture reste un brouillon et rien n’est demandé. Si le partage échoue, vous voyez Impossible de partager la facture. Essayez d’enregistrer le PDF. Envoyer… sur une facture envoyée la partage de nouveau et ne change rien. Si un brouillon est incomplet, Envoyer… ouvre l’éditeur à la place.

Une feuille de partage ne peut pas dire si le message est vraiment parti, la question est donc toujours posée. Sur un ordinateur dont le système ne peut pas le dire du tout, on lit Cet appareil n’a pas pu savoir si INV-0007 a été envoyée. Marquez-la comme envoyée seulement si elle est vraiment partie. Sur un téléphone, on lit La feuille de partage n’indique pas si INV-0007 est partie. Marquez-la comme envoyée seulement si vous l’avez envoyée. Choisissez Oui, marquer comme envoyée ou Non, garder en brouillon ; répondre Non, ou fermer la question, laisse la facture comme elle était.

Repasser une facture envoyée en brouillon

Si une facture a été marquée comme envoyée par erreur, ou doit changer, ouvrez son menu et choisissez Repasser en brouillon…. La question indique Repasser INV-0007 en brouillon ? avec À utiliser si elle n’est pas vraiment partie ou doit changer. Votre client en a peut-être déjà une copie. Vous pourrez ensuite la modifier et la renvoyer. Sélectionnez Passer en brouillon ; un message indique INV-0007 est de nouveau un brouillon. Elle disparaît alors d’Échéances à recevoir. Si de l’argent a été enregistré, vous voyez Un paiement est enregistré pour cette facture, elle ne peut donc pas repasser en brouillon. Supprimez d’abord le dépôt. Les factures payées et annulées ne peuvent pas repasser en brouillon.

Sur un ordinateur, Enregistrer en PDF… demande où placer le fichier et Imprimer… ouvre la fenêtre d’impression de votre ordinateur ; ni l’un ni l’autre ne change le statut, et un brouillon enregistré garde sa mention BROUILLON. Sur un téléphone, Enregistrer en PDF… sur un brouillon ouvre la feuille de partage, comme Envoyer… : le fichier n’a pas de mention BROUILLON, et on vous demande ensuite L’avez-vous envoyée ? comme ci-dessus.

Le PDF

La page montre le nom et l’adresse de votre entreprise, le titre Facture, le client sous Facturé à avec l’adresse tirée de Tiers, et Facture n°, Date et Échéance. Le tableau comporte Description, Qté, Prix unitaire et Montant, puis Sous-total, la taxe avec son taux (par exemple « Taxe (8.25%) ») et Total. Une fois de l’argent reçu, il ajoute Payé et Solde à payer. Les Conditions de paiement et les Notes sont imprimées en bas.

• Un brouillon porte la mention BROUILLON et une facture annulée ANNULÉE.
• La page est au format US Letter pour les dollars américains et canadiens et A4 pour toute autre devise, dans le fichier enregistré comme dans la fenêtre d’impression.
• Les dates et les montants suivent votre propre Format de date et Format des nombres ; les mots suivent la langue de l’application.
• Des informations de votre entreprise, seuls le nom et l’adresse sont imprimés ; l’identifiant fiscal ne l’est pas.

Enregistrer un paiement avec Marquer comme payée

1. Sur la ligne de la facture, ouvrez le menu et choisissez Marquer comme payée…. La boîte de dialogue s’intitule Marquer la facture INV-0007 comme payée.
2. Compte à créditer : seuls vos comptes ouverts dans la devise de la facture sont proposés. Un compte sans devise propre est considéré comme étant dans la devise par défaut du document.
3. Catégorie de revenu : choisissez la catégorie. Sans catégorie, Choisissez une catégorie de revenu. apparaît.
4. Montant reçu commence au solde encore dû ; diminuez-le pour un paiement partiel, mais ne le dépassez pas. Date de réception commence à aujourd’hui.
5. Sélectionnez Enregistrer le paiement. Un message indique Paiement enregistré.

L’argent devient un dépôt ordinaire sur ce compte, avec le client comme tiers, votre catégorie et le numéro de facture dans son commentaire ; vous le voyez dans le registre. La totalité du montant va dans l’unique catégorie de revenu : la taxe facturée sur la facture n’est pas séparée comme somme due.

Un montant vide, nul ou non numérique donne Saisissez un montant supérieur à zéro. Un montant supérieur à ce qui reste dû est refusé : C’est plus que les … encore dus. Enregistrez le montant dû ; ajoutez le reste en dépôt séparé. Sans compte dans la devise de la facture, la boîte de dialogue indique Vous n’avez aucun compte en … à créditer. et Enregistrer le paiement reste désactivé. Une facture qui ne peut pas être payée dit pourquoi : Une facture annulée ne peut pas être marquée comme payée., Cette facture n’a rien à payer. ou Cette facture est déjà payée en totalité.

Comment le statut suit les dépôts

Le statut est calculé d’après les dépôts liés à la facture :

• Un paiement partiel laisse la facture Envoyée, avec Solde … sur sa ligne.
• Dès que les dépôts atteignent le total, elle est Payée.
• Supprimez un dépôt lié, ou diminuez son montant, et elle redevient Envoyée et revient dans Échéances à recevoir. Un dépôt qui arrive d’un autre ordinateur la déplace de la même façon.
• Un brouillon payé en totalité devient Payée ; un paiement partiel sur un brouillon le laisse brouillon.

Annuler une facture

1. Sur la ligne de la facture, ouvrez le menu et choisissez Annuler.
2. La question indique Annuler la facture INV-0007 ? avec Une facture annulée reste archivée avec son numéro, mais elle ne peut plus être envoyée ni payée. Sélectionnez Annuler la facture.

Si de l’argent a été reçu, vous voyez De l’argent a été reçu pour cette facture. Supprimez d’abord le dépôt, puis annulez-la. Une facture annulée reste sous Annulée avec son numéro ; Enregistrer en PDF…, Imprimer… et Dupliquer fonctionnent toujours. Il n’y a aucun moyen de la rétablir.

Voir ce que les clients vous doivent sur Accueil

La carte Échéances à recevoir sur Accueil additionne ce qui reste dû sur les factures envoyées du portefeuille d’entreprise ouvert, une ligne par devise, par exemple 450.00 CAD à recevoir sur 2 factures, et en dessous, en rouge, 1 est en retard (ou 2 sont en retard). Quand rien n’est dû, elle indique Rien n’est en attente de paiement. Les brouillons, les factures payées et annulées ne sont pas comptés, et une facture partiellement payée compte pour ce qui reste. Une facture est en retard le lendemain de son échéance. Sélectionnez le titre de la carte pour ouvrir Factures.

La carte est masquée par défaut. Pour l’afficher, choisissez Personnaliser l’accueil sur Accueil, cochez Échéances à recevoir et choisissez Fermer. Elle n’y figure que pour un portefeuille d’entreprise, et Rétablir les valeurs par défaut la masque de nouveau. Voir Accueil.

Factures et synchronisation

Les factures font partie de votre document : avec AceMoney Cloud, elles se synchronisent donc entre vos ordinateurs comme les opérations, avec un chiffrement de bout en bout. Le dépôt créé par Marquer comme payée… se synchronise aussi, de sorte qu’un autre ordinateur affiche le même statut et le même montant reçu. Voir Synchroniser vos appareils.

Deux factures avec le même numéro

Si deux ordinateurs ont émis le même numéro avant de se synchroniser, la page Factures avertit en rouge : Certaines factures portent le même numéro : …. Cela peut arriver si deux ordinateurs émettent une facture avant de se synchroniser. L’envoi est bloqué tant que l’une n’est pas renumérotée (un brouillon peut être modifié) ou annulée. Les deux lignes indiquent Même numéro qu’une autre facture, et Envoyer… refuse avec … est aussi le numéro d’une autre facture. Renumérotez ou annulez l’une des deux avant l’envoi. Enregistrer en PDF… et Imprimer… fonctionnent toujours. Renumérotez un brouillon dans l’éditeur. Si les deux sont envoyées et qu’aucun argent n’est enregistré sur l’une, utilisez Repasser en brouillon… et renumérotez-la, ou annulez-la et émettez une nouvelle facture.

Questions fréquentes

AceMoney peut-il envoyer la facture par e-mail à ma place ?

Non. Envoyer… ne fait que transmettre le PDF à votre feuille de partage ou à votre programme de messagerie ; vous adressez et envoyez le message vous-même. La facture n’a aucun lien de paiement.

Puis-je modifier une facture après l’avoir envoyée ?

Pas sur place. Tant qu’aucun argent n’est enregistré, choisissez Repasser en brouillon…, modifiez-la et envoyez-la de nouveau. Sinon, utilisez Dupliquer, corrigez la copie et annulez la première. Votre client détient peut-être déjà la première copie.

Puis-je enregistrer plus que le solde ?

Non. Marquer comme payée… refuse un montant supérieur à ce qui reste dû. Enregistrez le montant dû, et ajoutez le reste comme dépôt séparé dans le registre.

Dépannage

Il n’y a pas de page Factures. Le portefeuille ouvert n’est pas configuré comme entreprise. Voir Configurer votre entreprise.

Le client est absent de la liste. Seuls les tiers actifs sont proposés. Une ligne affiche (client supprimé) quand son tiers a été supprimé.

Aperçu du PDF est grisé. Le portefeuille n’a pas encore d’informations d’entreprise.

Une facture a été marquée comme envoyée alors que je ne l’ai pas envoyée. Choisissez Repasser en brouillon… sur sa ligne. Cela fonctionne tant qu’aucun argent n’est enregistré pour la facture. AceMoney ne marque un brouillon comme envoyé que lorsque vous répondez Oui, marquer comme envoyée à L’avez-vous envoyée ?

Enregistrer le paiement est grisé. Vous n’avez aucun compte ouvert dans la devise de la facture.

Une facture est repassée à Envoyée après la suppression d’un paiement. C’est normal : le statut suit les dépôts.

La carte Échéances à recevoir n’est pas sur Accueil. Elle est masquée par défaut ; voir Voir ce que les clients vous doivent sur Accueil.

Voir aussi

• Business
• Configurer votre entreprise
• Le dossier fiscal annuel
• Tiers, étiquettes et banques
• Accueil
• Synchroniser vos appareils