Proteggi un documento di Studio con una password

Su desktop, Studio può crittografare un documento con una password, così la copia del file presente su questo dispositivo resta illeggibile senza di essa ovunque finisca. Se il documento è protetto su un altro dei tuoi computer, un computer che lo aggiunge ti propone di proteggere anche la propria copia; la password non viene mai sincronizzata. Questa pagina mostra come attivare la protezione, come cambiare la password, come rimuoverla di nuovo (dalla versione 1.2), a cosa serve il codice di recupero e cosa nessuno può recuperare.

Prima di iniziare

Il documento deve essere un file che hai salvato tu. Il documento predefinito integrato non può essere crittografato; vedi Perché il documento predefinito non può essere crittografato più sotto.
Decidi dove conserverai il codice di recupero prima di iniziare. Viene mostrato una sola volta.
È una funzione desktop (macOS, Windows, Linux). AceMoney Studio Mobile (in arrivo su iPhone e Android, da AceMoney Studio Mobile 1.3) non ha una password del documento; il suo registro resta all’interno dell’app sul dispositivo.

Cosa protegge la password e cosa no

La password crittografa il file del documento, quindi una copia, un disco rubato o un documento che si trova in una cartella di un cloud drive richiedono la password per essere letti. Studio è onesto sui limiti: il tuo sistema operativo potrebbe già conservare vecchie copie in chiaro (Time Machine o snapshot locali), i file eliminati a volte si possono recuperare da un disco, i file che allegi (come le immagini delle ricevute) sono archiviati come file normali accanto al documento e non sono protetti, un vecchio backup di una posizione precedente del documento potrebbe essere ancora in chiaro, e nulla protegge da un programma già in esecuzione sul tuo computer sbloccato e con l’accesso effettuato. I backup creati dopo aver attivato la crittografia sono crittografati anch’essi.

Imposta una password

Apri Impostazioni ▸ Documento. La sezione Sicurezza dice “Questo documento non è crittografato.” Tocca Attiva la crittografia…. (Un documento nuovo di zecca propone la stessa cosa subito dopo la pagina di benvenuto come Vuoi proteggere questo documento con una password? con Forse più tardi e Configura la crittografia.)
In Vuoi proteggere questo documento con una password?, leggi la spiegazione, inserisci una Password di almeno 8 caratteri e ripetila in Conferma la password, poi tocca Continua.
Se la tua password contiene caratteri che potrebbero essere digitati in modo diverso su un’altra tastiera, Prima di continuare ti avvisa che il documento non si aprirà lì senza il codice di recupero. Tocca Ho capito, continua oppure Indietro per scegliere una password più semplice.
Il tuo codice di recupero mostra un codice di cinque gruppi. Tocca Copia e salvalo in un posto sicuro, come un gestore di password o un foglio stampato. Per dimostrare di averlo salvato, digita il suo ultimo gruppo nel campo sottostante.
Leggi la riga “Attivandola verranno eliminati anche tutti i backup esistenti di questo documento, compresi quelli che hai fatto manualmente: sono ancora in chiaro, quindi conservarli lascerebbe gli stessi dati esposti altrove.” Poi tocca Attiva la crittografia, che diventa disponibile quando l’ultimo gruppo corrisponde.
Crittografia in corso… richiede un momento (“Se qualcosa va storto, non si perde nulla.”), poi Crittografia attivata conferma: “Questo documento ora è crittografato. Assicurati di aver salvato il codice di recupero: non verrà mostrato di nuovo.”

D’ora in poi la sezione Sicurezza dice “Questo documento è crittografato. I file allegati sono archiviati separatamente e non sono protetti.” con un pulsante Cambia password del documento….

Apri un documento crittografato

Quando apri il documento, Questo documento è protetto ti chiede la Password; tocca Sblocca. Annulla lascia il documento chiuso. Se hai dimenticato la password, tocca Password dimenticata? Usa un codice di recupero.

Cambia la password

Apri Impostazioni ▸ Documento e tocca Cambia password del documento….
Inserisci la Password attuale, una Nuova password e Conferma la nuova password, poi tocca Continua. L’avviso sulla tastiera compare di nuovo, se è pertinente.
Il tuo nuovo codice di recupero spiega che “Cambiare la password sostituisce anche il tuo codice di recupero: quello vecchio smette di funzionare.” Tocca Copia, salva il nuovo codice e digita il suo ultimo gruppo.
Tocca Cambia password. Dopo Applicazione in corso…, Password cambiata conferma “La tua nuova password e il nuovo codice di recupero sono attivi.” Tocca Fatto.

Recupera un documento con il codice di recupero

In Questo documento è protetto, tocca Password dimenticata? Usa un codice di recupero.
Usa il tuo codice di recupero spiega che il codice è monouso e che imposterai una nuova password. Inserisci il Codice di recupero e tocca Continua.
Imposta una nuova password conferma “Il tuo codice di recupero è valido.” Inserisci una Nuova password e Conferma la nuova password.
Nello stesso passaggio viene mostrato un nuovo codice di recupero. Tocca Copia, salvalo e digita il suo ultimo gruppo; il vecchio codice non funziona più.
Tocca Fine. Il documento si apre con la nuova password.

Rimuovi la password

Dalla versione 1.2, puoi trasformare di nuovo un documento protetto in un documento normale. Studio chiede prima la password attuale, così nessun altro può farlo al posto tuo; se l’hai dimenticata, recupera prima il documento con il codice di recupero (sopra), poi rimuovi la password.

Apri Impostazioni ▸ Documento. La sezione Sicurezza dice “Questo documento è crittografato. I file allegati sono archiviati separatamente e non sono protetti.” Tocca Rimuovi password…, accanto a Cambia password del documento….
Rimuovi password spiega: “Il file non sarà più protetto: chiunque possa aprirlo potrà leggerlo senza password. Anche il codice di recupero smette di funzionare. Prima viene creato un backup e puoi crittografare di nuovo il documento in qualsiasi momento.”
Inserisci la Password attuale e tocca Rimuovi password. Annulla chiude la finestra e non cambia nulla.
Rimozione della password… richiede un momento (“Se qualcosa va storto, non si perde nulla.”), poi Password rimossa conferma: “Questo documento non è più protetto da una password. Puoi riattivare la crittografia in qualsiasi momento.” Tocca Fatto.

La sezione Sicurezza ora dice “Questo documento non è crittografato.” e offre di nuovo Attiva la crittografia…. D’ora in poi il documento si apre senza password, e il codice di recupero se ne va insieme alla password.

Il backup. Prima che venga cambiato qualsiasi cosa, Studio crea un backup del documento così com’è, ancora protetto. In Impostazioni ▸ Documento ▸ Backup è elencato come Prima della rimozione della password. Richiede ancora la vecchia password per essere aperto, e ripristinarlo riporta il documento protetto, con la sua vecchia password. Se Studio non riesce a creare questo backup, non rimuove la password. Anche i backup che avevi già restano protetti; solo i backup creati dopo la rimozione sono in chiaro, come il documento stesso.

I tuoi altri computer. Rimuovere la password cambia solo la copia di questo computer. Se lo stesso documento è sincronizzato con AceMoney Cloud ed è protetto su un altro dei tuoi computer, quella copia mantiene la propria password e non viene toccata; la password non viene mai sincronizzata, quindi lì non c’è nulla da annullare. Finché hai effettuato l’accesso, Studio elimina la segnalazione di questo computer secondo cui la sua copia è protetta, così agli altri tuoi computer non viene più proposto “Questo documento è protetto da password sull’altro tuo dispositivo. Vuoi proteggerlo anche qui?” quando nessuno dei tuoi altri computer segnala una copia protetta. Questo computer non farà più quella domanda per questo documento. Una copia che hai fatto prima con File ▸ Salva una copia come… mantiene la sua password.

Se qualcosa va storto, Studio te lo dice nella finestra e il documento resta utilizzabile:

Una password sbagliata mostra “Password attuale non corretta.” sotto il campo, senza cambiare nulla; riprova. Un campo vuoto mostra “Inserisci la tua password attuale.”; uno troppo lungo, “Questa password è troppo lunga.”
Impossibile rimuovere la password compare con il motivo se i dati di sicurezza del documento sono danneggiati o provengono da una versione precedente (gli stessi messaggi di Risoluzione dei problemi più sotto), oppure con “Si è verificato un errore imprevisto.” per qualsiasi altra cosa. Tocca Riprova o Chiudi. Il documento è esattamente com’era oppure è già in chiaro; in entrambi i casi si apre, e non si perde nulla.

Perché il documento predefinito non può essere crittografato

Il documento predefinito integrato non ha un file tutto suo; vive all’interno della cartella dati dell’app. La sua sezione Sicurezza dice quindi “Salva questo documento in un file (File ▸ Salva una copia come…) per attivare la crittografia.” e Attiva la crittografia… è disattivato. Scegli File ▸ Salva una copia come…, salva una copia dove preferisci e Studio passa a quella copia, dove Attiva la crittografia… è disponibile. Vedi Documenti e file.

Cosa non si può recuperare

Senza la password e senza il codice di recupero, il documento non può essere aperto da nessuno: non da te, e non da MechCAD, che non conserva mai la tua password né il tuo codice. L’unica alternativa è una copia fatta prima di attivare la crittografia, se ne hai conservata una altrove; i backup che Studio conservava sono stati eliminati quando è stata attivata la crittografia, proprio perché erano in chiaro. Conserva il codice di recupero con la stessa cura della password.

Domande frequenti

C’è un modo per rimuovere di nuovo la password?

Sì, dalla versione 1.2: Impostazioni ▸ Documento ▸ Rimuovi password…; vedi Rimuovi la password sopra. Chiede la password attuale e crea prima un backup. Nella versione 1.1 e precedenti un documento crittografato resta crittografato: puoi cambiare la password ma non disattivare la crittografia. Una copia fatta con File ▸ Salva una copia come… mantiene la stessa password.

I miei backup sono crittografati?

I backup creati dopo che attivi la crittografia sono crittografati con la stessa password, e ognuno porta con sé ciò che serve per essere aperto con quella password. I backup precedenti vengono eliminati quando la attivi.

La password protegge l’app mobile?

AceMoney Studio Mobile (da AceMoney Studio Mobile 1.3) non ha una password del documento. Il suo registro resta all’interno dell’app sul dispositivo, protetto dalla schermata di blocco del tuo telefono.

L’assistenza può reimpostare la mia password?

No. Nessuno di MechCAD può aprire, reimpostare o recuperare un documento crittografato, e nessuno può rimuovere la sua password al posto tuo: Rimuovi password… richiede la password attuale. È proprio questo lo scopo del progetto.

La password viene mantenuta quando esporto tutto?

No. Dalla versione 1.2, File ▸ Esporta tutto… scrive una copia normale, non crittografata, dei tuoi dati, anche da un documento crittografato; la finestra avvisa “Questo documento è cifrato, ma la sua esportazione non lo sarà.” Conserva un’esportazione del genere in un posto sicuro ed eliminala quando non ti serve più. Vedi Esporta e stampa.

Posso usare il codice di recupero più di una volta?

Usarlo imposta una nuova password e ti dà un nuovo codice; il vecchio codice smette di funzionare nel momento in cui viene mostrato quello nuovo. Salva ogni nuovo codice.

Perché Studio mi avvisa per la tastiera?

Alcuni caratteri si digitano in modo diverso su altri layout di tastiera o altri dispositivi. Se lo stesso tasto produce un carattere diverso altrove, la password non corrisponderà lì, e il codice di recupero è l’unico modo per entrare.

La crittografia copre le immagini che ho allegato?

No. I file allegati sono archiviati separatamente, accanto al documento, come file normali.

Risoluzione dei problemi

“Password non corretta.” Controlla il layout della tastiera e il blocco maiuscole, poi riprova. Se non riesci a ricordarla, tocca Password dimenticata? Usa un codice di recupero.
“Usa almeno 8 caratteri.” o “Le password non corrispondono.” La nuova password è troppo corta oppure i due campi sono diversi.
“Questo codice di recupero non è valido per questo documento.” Il codice appartiene a un altro documento, oppure è stato sostituito da un successivo cambio di password o da un recupero. Inserisci esattamente il codice più recente di questo documento, compresi i trattini.
“Questo documento è stato crittografato da una versione precedente di AceMoney Studio e deve essere ricreato.” Il documento è stato crittografato da una versione di anteprima e non può essere aperto da questa. Contatta l’Assistenza.
“I dati di sicurezza di questo documento sembrano danneggiati e non possono essere letti.” Ripristina un backup recente da Impostazioni ▸ Documento ▸ Ripristina…; vedi Backup e ripristino.
Impossibile attivare la crittografia o Impossibile cambiare la password. Non è stato modificato nulla; tocca Riprova. Se si ripete, controlla lo spazio libero sul disco e che il documento non sia su un’unità di sola lettura.
Un avviso rosso dice che un vecchio backup in chiaro non ha potuto essere rimosso. Quella copia precedente è ancora sul computer. Contatta l’Assistenza per farla individuare e rimuovere; nella sezione Backup non c’è alcun comando per eliminarla.
Impossibile rimuovere la password. (Dalla versione 1.2.) Non si perde nulla. Tocca Riprova. Per “Password attuale non corretta.”, controlla il layout della tastiera, oppure usa prima il tuo codice di recupero se non riesci a ricordarla.
Attiva la crittografia… è disattivato. Ti trovi nel documento predefinito. Usa prima File ▸ Salva una copia come….