Crea, envía y sigue facturas

Una cartera de negocio en AceMoney Studio puede emitir facturas. Eliges al cliente entre tus Beneficiarios, añades líneas, guardas un borrador y envías la factura como PDF. Cuando llega el dinero, Marcar como pagada… lo contabiliza como un depósito en la cuenta que elijas y lo vincula a la factura. AceMoney no envía ningún correo electrónico por sí mismo y no pone ningún enlace de pago en una factura: el PDF sale por la hoja de compartir de tu ordenador o por tu programa de correo.

Las facturas pertenecen a una cartera que está configurada como negocio; consulta Configura tu negocio.

Antes de empezar

• En Más detalles, dentro de Datos del negocio, los Valores predeterminados de las facturas son Prefijo del número de factura, Próximo número de factura, Plazo de pago (días), Moneda de las facturas (un código como USD) y Texto al pie de la factura. Cada factura nueva parte de ellos. Si dejas la moneda vacía, las facturas usan la moneda en la que está la mayoría de las cuentas abiertas de la cartera y, después, la moneda base del documento.
• Añade a tu cliente como beneficiario con la dirección que quieras en la factura: en la página Beneficiarios elige Detalles y rellena Calle, Ciudad, Estado / Provincia, Código postal, País y Correo electrónico. Consulta Beneficiarios, etiquetas y bancos.

Abre la página Facturas

Cuando la cartera abierta es un negocio, Facturas aparece en la barra de navegación lateral, después de Kilometraje. Las demás carteras no la muestran.

La página lista las facturas, primero la de fecha de emisión más reciente: número y cliente, Emitida el … · Vence el …, el total con su código de moneda y el estado. Los chips Todas, Borrador, Enviada, Pagada y Anulada acotan la lista. Una factura enviada cuya fecha de vencimiento ha pasado y que no está pagada por completo muestra Con retraso en rojo; una pagada en parte muestra además Saldo …. Sin facturas, la página dice Aún no hay facturas.

Crea una factura

1. En la página Facturas, selecciona Nueva factura.
2. Elige el Cliente. Escribe para buscar; solo se ofrecen los beneficiarios activos.
3. Comprueba el Número de factura (consulta Cómo funciona la numeración), la Fecha de emisión y la Fecha de vencimiento.
4. En Líneas, rellena Descripción, Cant. y Precio unitario; el Importe se calcula. Añadir una línea añade más, y Quitar esta línea elimina una (siempre queda una línea).
5. Indica Impuesto (%) si cobras impuesto. Subtotal, Impuesto y Total se actualizan mientras escribes.
6. Edita Condiciones de pago y Notas si hace falta; ambos se imprimen en la factura.
7. Selecciona Vista previa del PDF para ver la página y después Guarda borrador.

Una factura nueva parte de tus valores predeterminados: Condiciones de pago como “Net 30”, Notas tomadas de Texto al pie de la factura e Impuesto (%) en 0. La Fecha de vencimiento sigue las condiciones: “Net 30” o “Net 15 days” dan esa cantidad de días después de la fecha de emisión, “Due on receipt” (también “On receipt”, “Immediately”, “Due now”) el mismo día, y cualquier otra redacción 30 días. Después puedes elegir otra fecha de vencimiento a mano.

Guarda borrador rechaza una factura incompleta con una lista roja de lo que está mal, por ejemplo Elige un cliente., Añade al menos una línea., Cada cantidad debe ser mayor que cero. o La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la de emisión. Una factura admite como máximo 28 líneas, una descripción como máximo 80 caracteres y las notas como máximo 500 (Esta factura es demasiado grande para sincronizarse. Acorta las descripciones o las notas.). Un precio unitario puede ser negativo para una línea de descuento, siempre que El total no puede ser negativo. Vista previa del PDF muestra la factura tal como está, así que un borrador lleva la marca BORRADOR; no envía ni guarda nada.

Cómo funciona la numeración

El número es el Prefijo del número de factura seguido del Próximo número de factura, rellenado con ceros hasta al menos cuatro dígitos: INV-0007. Al guardar una factura nueva, el contador avanza.

• Se permiten huecos. Escribe el número que quieras (hasta 40 caracteres). Si empieza por tu prefijo y termina en dígitos, el contador pasa de largo.
• Un número se usa una vez por cartera. Las mayúsculas y los espacios alrededor no cuentan, así que inv-0007 es INV-0007. Al guardar aparece Otra factura ya tiene este número. Una factura anulada conserva su número.
• Dos ordenadores aún pueden chocar antes de sincronizarse; consulta Dos facturas con el mismo número.

Edita, duplica y el menú de la fila

Selecciona una fila, o su menú, para actuar sobre una factura:

Solo se puede editar un borrador. Una factura enviada se abre en solo lectura con Esta factura ya se envió y no se puede cambiar. Duplícala para hacer una corregida.; las facturas pagadas y anuladas también dicen que no se pueden cambiar. Para cambiar una factura enviada, usa Volver a borrador o Duplicar.

Duplicar abre el editor sobre un borrador nuevo copiado de la factura, con un número nuevo y hoy como fecha de emisión. No existe nada hasta que selecciones Guarda borrador.

Envía una factura

1. En la fila de la factura, abre el menú y elige Enviar….
2. AceMoney crea el PDF y lo entrega a la hoja de compartir de tu ordenador o a tu programa de correo como Invoice INV-0007.pdf, con el asunto Factura INV-0007. Envíalo desde ahí.
3. Cuando la hoja de compartir o el programa de correo se cierra, AceMoney pregunta ¿La enviaste? y un borrador pasa a Enviada solo si eliges Sí, marcar como enviada; entonces un mensaje dice Factura INV-0007 marcada como enviada.

El PDF que sale no lleva la marca BORRADOR. Si descartas la hoja de compartir, la factura sigue siendo un borrador y no se pregunta nada. Si falla el envío, ves No se pudo compartir la factura. Prueba a guardar el PDF. Enviar… en una factura enviada la comparte de nuevo y no cambia nada. Si un borrador está incompleto, Enviar… abre el editor en su lugar.

Una hoja de compartir no puede decir si el mensaje salió de verdad, así que la pregunta se hace siempre. En un ordenador cuyo sistema no puede decirlo en absoluto, dice Este dispositivo no pudo saber si INV-0007 se envió. Márcala como enviada solo si salió de verdad. En un teléfono dice La hoja de compartir no indica si INV-0007 salió. Márcala como enviada solo si la enviaste. Elige Sí, marcar como enviada o No, dejar como borrador; responder No, o cerrar la pregunta, deja la factura como estaba.

Devuelve una factura enviada a borrador

Si una factura se marcó como enviada por error, o tiene que cambiar, abre su menú y elige Volver a borrador…. La pregunta dice ¿Volver INV-0007 a borrador? con Úsalo si no se envió de verdad o tiene que cambiar. Es posible que tu cliente ya tenga una copia. Después podrás editarla y enviarla de nuevo. Selecciona Pasar a borrador; un mensaje dice INV-0007 vuelve a ser un borrador. Después deja de estar en Cobros con vencimiento. Si se ha registrado dinero, ves Se ha registrado un cobro de esta factura, así que no puede volver a borrador. Elimina antes el depósito. Las facturas pagadas y anuladas no pueden volver a borrador.

En un ordenador, Guarda PDF… pregunta dónde poner el archivo e Imprimir… abre la ventana de impresión de tu ordenador; ninguno cambia el estado, y un borrador guardado conserva su marca BORRADOR. En un teléfono, Guarda PDF… en un borrador abre la hoja de compartir, igual que Enviar…: el archivo no lleva la marca BORRADOR, y después se te pregunta ¿La enviaste? como se ha explicado antes.

El PDF

La página muestra el nombre y la dirección de tu negocio, el título Factura, al cliente bajo Facturar a con la dirección de Beneficiarios, y Factura n.º, Fecha y Vencimiento. La tabla tiene Descripción, Cant., Precio unitario e Importe, y después Subtotal, el impuesto con su tarifa (por ejemplo “Impuesto (8.25%)”) y Total. Cuando se ha recibido dinero, añade Pagado y Saldo pendiente. Condiciones de pago y Notas se imprimen al final.

• Un borrador lleva la marca BORRADOR y una factura anulada ANULADA.
• La página es US Letter para dólares estadounidenses y canadienses y A4 para cualquier otra moneda, tanto en el archivo guardado como en la ventana de impresión.
• Las fechas y los importes usan tu propio Formato de fecha y Formato de número; las palabras usan el idioma de la aplicación.
• De los datos de tu negocio solo se imprimen el nombre y la dirección; la identificación fiscal no.

Registra un pago con Marcar como pagada

1. En la fila de la factura, abre el menú y elige Marcar como pagada…. El cuadro de diálogo se titula Marcar la factura INV-0007 como pagada.
2. Cuenta de destino: solo se ofrecen tus cuentas abiertas en la moneda de la factura. Una cuenta sin moneda propia cuenta como si estuviera en la moneda predeterminada del documento.
3. Categoría de ingreso: elige la categoría. Sin una, aparece Elige una categoría de ingreso.
4. Importe recibido empieza siendo el saldo que aún se debe; redúcelo para un pago parcial, pero no lo superes. Fecha de recepción empieza siendo hoy.
5. Selecciona Registrar el pago. Un mensaje dice Pago registrado.

El dinero se convierte en un depósito normal en esa cuenta, con el cliente como beneficiario, tu categoría y el número de factura en su comentario; puedes verlo en el registro. El importe completo va a la única categoría de ingreso: el impuesto cobrado en la factura no se separa como dinero que se debe.

Un importe vacío, cero o no numérico da Introduce un importe superior a cero. Un importe superior a lo que aún se debe se rechaza: Es más que los … que aún se deben. Registra el importe pendiente; añade el resto como un depósito aparte. Sin ninguna cuenta en la moneda de la factura, el cuadro de diálogo dice No tienes ninguna cuenta en … a la que acreditar. y Registrar el pago queda desactivado. Una factura que no se puede pagar dice por qué: Una factura anulada no se puede marcar como pagada., Esta factura no tiene nada que pagar. o Esta factura ya está pagada por completo.

Cómo sigue el estado a los depósitos

El estado se calcula a partir de los depósitos vinculados a la factura:

• Un pago parcial deja la factura como Enviada, con Saldo … en su fila.
• Cuando los depósitos suman el total, pasa a Pagada.
• Elimina un depósito vinculado, o reduce su importe, y vuelve a Enviada y a Cobros con vencimiento. Un depósito que llega desde otro ordenador la mueve del mismo modo.
• Un borrador pagado por completo pasa a Pagada; un pago parcial en un borrador lo deja como borrador.

Anula una factura

1. En la fila de la factura, abre el menú y elige Anular.
2. La pregunta dice ¿Anular la factura INV-0007? con Una factura anulada se conserva con su número, pero no se puede enviar ni pagar. Selecciona Anular la factura.

Si se recibió dinero, ves Se recibió dinero por esta factura. Elimina primero el depósito y luego anúlala. Una factura anulada se queda bajo Anulada con su número; Guarda PDF…, Imprimir… y Duplicar siguen funcionando. No hay forma de deshacer la anulación.

Ve lo que te deben los clientes en Inicio

La tarjeta Cobros con vencimiento de Inicio suma lo que aún se debe de las facturas enviadas de la cartera de negocio abierta, una línea por moneda, por ejemplo 450.00 CAD por cobrar en 2 facturas, y debajo en rojo 1 tiene retraso (o 2 tienen retraso). Si no se debe nada, dice No hay nada pendiente de pago. Los borradores y las facturas pagadas y anuladas no se cuentan, y una factura pagada en parte cuenta por lo que queda. Una factura tiene retraso desde el día siguiente a su fecha de vencimiento. Selecciona el título de la tarjeta para abrir Facturas.

La tarjeta está oculta de forma predeterminada. Para mostrarla, elige Personalizar Inicio en Inicio, marca Cobros con vencimiento y elige Cerrar. Allí aparece solo para una cartera de negocio, y Restablecer predeterminados la oculta de nuevo. Consulta Inicio.

Facturas y sincronización

Las facturas forman parte de tu documento, así que con AceMoney Cloud se sincronizan entre tus ordenadores como las operaciones, con cifrado de extremo a extremo. El depósito de Marcar como pagada… también se sincroniza, así que otro ordenador muestra el mismo estado y el mismo importe recibido. Consulta Sincronización entre tus dispositivos.

Dos facturas con el mismo número

Si dos ordenadores emitieron el mismo número antes de sincronizarse, la página Facturas avisa en rojo: Algunas facturas comparten número: …. Puede ocurrir si dos ordenadores emiten una factura antes de sincronizarse. El envío queda bloqueado hasta que una se renumere (un borrador se puede editar) o se anule. Ambas filas dicen Mismo número que otra factura, y Enviar… se niega con … es también el número de otra factura. Renumera o anula una de las dos antes de enviar. Guarda PDF… e Imprimir… siguen funcionando. Renumera un borrador en el editor. Si ambas están enviadas y no hay dinero registrado en una, usa Volver a borrador… y renumérala, o anúlala y emite una factura nueva.

Preguntas frecuentes

¿Puede AceMoney enviar la factura por correo electrónico por mí?

No. Enviar… solo entrega el PDF a tu hoja de compartir o a tu programa de correo; el mensaje lo diriges y envías tú. La factura no tiene enlace de pago.

¿Puedo cambiar una factura después de enviarla?

No directamente. Mientras no haya dinero registrado, elige Volver a borrador…, edítala y envíala de nuevo. Si no, usa Duplicar, corrige la copia y anula la primera. Es posible que tu cliente ya tenga la primera copia.

¿Puedo registrar más que el saldo?

No. Marcar como pagada… rechaza un importe superior a lo que aún se debe. Registra el importe pendiente y añade el resto como un depósito aparte en el registro.

Solución de problemas

No hay página Facturas. La cartera abierta no está configurada como negocio. Consulta Configura tu negocio.

Falta el cliente en la lista. Solo se ofrecen los beneficiarios activos. Una fila muestra (cliente eliminado) cuando se eliminó su beneficiario.

Vista previa del PDF está en gris. La cartera aún no tiene datos del negocio.

Una factura se marcó como enviada pero yo no la envié. Elige Volver a borrador… en su fila. Funciona mientras no haya dinero registrado de la factura. AceMoney marca un borrador como enviado solo cuando respondes Sí, marcar como enviada a ¿La enviaste?

Registrar el pago está en gris. No tienes ninguna cuenta abierta en la moneda de la factura.

Una factura volvió a Enviada después de que eliminé un pago. Es lo esperado: el estado sigue a los depósitos.

La tarjeta Cobros con vencimiento no está en Inicio. Está oculta de forma predeterminada; consulta Ve lo que te deben los clientes en Inicio.

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