Crea, invia e tieni sotto controllo le fatture

Un portafoglio dell’attività in AceMoney Studio può emettere fatture. Scegli il cliente tra i tuoi Beneficiari, aggiungi le righe, salva una bozza e invia la fattura come PDF. Quando arriva il denaro, Segna come pagata… lo registra come entrata nel conto che scegli e lo collega alla fattura. AceMoney non invia email da sé e non mette un link di pagamento in una fattura: il PDF esce tramite il foglio di condivisione o il programma di posta del tuo computer.

Le fatture appartengono a un portafoglio impostato come attività; vedi Imposta la tua attività.

Prima di iniziare

Sotto Altri dettagli in Dati dell’attività, le Impostazioni predefinite delle fatture sono Prefisso del numero di fattura, Prossimo numero di fattura, Termini di pagamento (giorni), Valuta delle fatture (un codice come USD) e Testo a piè di fattura. Ogni nuova fattura parte da queste. Se lasci vuota la valuta, le fatture usano la valuta in cui si trova la maggior parte dei conti aperti del portafoglio, poi la valuta di base del documento.
Aggiungi il tuo cliente come beneficiario con l’indirizzo che vuoi sulla fattura: nella pagina Beneficiari scegli Dettagli e compila Via, Città, Stato / Provincia, CAP / Codice postale, Paese ed Email. Vedi Beneficiari, etichette e banche.

Apri la pagina Fatture

Quando il portafoglio aperto è un’attività, Fatture compare nella barra di navigazione, dopo Chilometraggio. Gli altri portafogli non la mostrano.

La pagina elenca le fatture, con la data di emissione più recente per prima: numero e cliente, Emessa il … · Scadenza …, il totale con il suo codice di valuta e lo stato. I chip Tutte, Bozza, Inviata, Pagata e Annullata restringono l’elenco. Una fattura inviata, oltre la scadenza e non pagata per intero mostra In ritardo in rosso; una pagata in parte mostra anche Saldo …. Senza fatture la pagina dice Ancora nessuna fattura.

Crea una fattura

Nella pagina Fatture, seleziona Nuova fattura.
Scegli il Cliente. Digita per cercare; vengono proposti solo i beneficiari attivi.
Controlla il Numero fattura (vedi Come funziona la numerazione), la Data di emissione e la Data di scadenza.
Sotto Righe, compila Descrizione, Qtà e Prezzo unitario; Importo viene calcolato. Aggiungi una riga ne aggiunge altre e Rimuovi questa riga ne elimina una (una riga resta sempre).
Imposta Imposta (%) se applichi un’imposta. Subtotale, Imposta e Totale si aggiornano mentre digiti.
Modifica Termini di pagamento e Note se serve; entrambi vengono stampati sulla fattura.
Seleziona Anteprima PDF per guardare la pagina, poi Salva bozza.

Una nuova fattura parte dai tuoi valori predefiniti: Termini di pagamento come “Net 30”, Note da Testo a piè di fattura e Imposta (%) a 0. La Data di scadenza segue i termini: “Net 30” o “Net 15 days” danno quel numero di giorni dopo la data di emissione, “Due on receipt” (anche “On receipt”, “Immediately”, “Due now”) lo stesso giorno, e qualsiasi altra formulazione 30 giorni. Poi puoi scegliere a mano un’altra data di scadenza.

Salva bozza rifiuta una fattura incompleta con un elenco rosso di ciò che non va, per esempio Scegli un cliente., Aggiungi almeno una riga., Ogni quantità deve essere maggiore di zero. o La data di scadenza non può precedere quella di emissione. Una fattura contiene al massimo 28 righe, una descrizione al massimo 80 caratteri e le note al massimo 500 (Questa fattura è troppo grande per essere sincronizzata. Abbrevia le descrizioni o le note.). Un prezzo unitario può essere negativo per una riga di sconto, purché Il totale non può essere negativo. Anteprima PDF mostra la fattura com’è in quel momento, quindi una bozza porta il segno BOZZA; non invia e non salva nulla.

Come funziona la numerazione

Il numero è il Prefisso del numero di fattura seguito dal Prossimo numero di fattura, riempito con zeri fino ad almeno quattro cifre: INV-0007. Salvare una nuova fattura fa avanzare il contatore.

Sono ammessi salti. Digita il numero che vuoi (fino a 40 caratteri). Se inizia con il tuo prefisso e finisce con delle cifre, il contatore lo supera.
Un numero si usa una volta per portafoglio. Le maiuscole e gli spazi attorno non contano, quindi inv-0007 è INV-0007. Salvando compare Un’altra fattura ha già questo numero. Una fattura annullata conserva il suo numero.
Due computer possono comunque entrare in conflitto prima di sincronizzarsi; vedi Due fatture con lo stesso numero.

Seleziona una riga, o il suo menu, per agire su una fattura:

Stato	Menu
Bozza	Modifica, Invia…, Salva PDF…, Stampa…, Duplica, Segna come pagata…, Annulla
Inviata	Apri, Invia…, Salva PDF…, Stampa…, Duplica, Segna come pagata…, Torna in bozza…, Annulla
Pagata o Annullata	Apri, Salva PDF…, Stampa…, Duplica

Solo una bozza si può modificare. Una fattura inviata si apre in sola lettura con Questa fattura è stata inviata e non si può modificare. Duplicala per crearne una corretta.; anche le fatture pagate e annullate dicono che non si possono modificare. Per cambiare una fattura inviata, usa Torna in bozza o Duplica.

Duplica apre l’editor su una nuova bozza copiata dalla fattura, con un nuovo numero e la data di oggi come data di emissione. Non esiste nulla finché non selezioni Salva bozza.

Invia una fattura

Nella riga della fattura, apri il menu e scegli Invia….
AceMoney crea il PDF e lo passa al foglio di condivisione o al programma di posta del tuo computer come Invoice INV-0007.pdf, con l’oggetto Fattura INV-0007. Invialo da lì.
Quando il foglio di condivisione o il programma di posta si chiude, AceMoney chiede L’hai inviata? e una bozza diventa Inviata solo se scegli Sì, segna come inviata; un messaggio dice poi Fattura INV-0007 segnata come inviata.

Il PDF che esce non ha il segno BOZZA. Se chiudi il foglio di condivisione, la fattura resta una bozza e non viene chiesto nulla. Se la condivisione non riesce vedi Impossibile condividere la fattura. Prova a salvare il PDF. Invia… su una fattura inviata la condivide di nuovo e non cambia nulla. Se una bozza è incompleta, Invia… apre invece l’editor.

Un foglio di condivisione non può dire se il messaggio è davvero partito, quindi la domanda viene sempre posta. Su un computer il cui sistema non può dirlo affatto compare Questo dispositivo non ha saputo dire se INV-0007 è stata inviata. Segnala come inviata solo se è partita davvero. Su un telefono compare Il foglio di condivisione non dice se INV-0007 è partita. Segnala come inviata solo se l’hai inviata. Scegli Sì, segna come inviata o No, lascia in bozza; rispondere No, o chiudere la domanda, lascia la fattura com’era.

Riporta in bozza una fattura inviata

Se una fattura è stata segnata come inviata per errore, o deve cambiare, apri il suo menu e scegli Torna in bozza…. La domanda dice Rimettere INV-0007 in bozza? con Usalo se non è stata davvero inviata o deve cambiare. Il cliente potrebbe avere già una copia. Poi potrai modificarla e inviarla di nuovo. Seleziona Metti in bozza; un messaggio dice INV-0007 è di nuovo una bozza. Poi esce da Incassi in scadenza. Se è stato registrato del denaro vedi Per questa fattura è stato registrato un incasso, quindi non può tornare in bozza. Elimina prima l’entrata. Le fatture pagate e annullate non possono tornare in bozza.

Su un computer, Salva PDF… chiede dove mettere il file e Stampa… apre la finestra di stampa del tuo computer; nessuno dei due cambia lo stato, e una bozza salvata conserva il suo segno BOZZA. Su un telefono, Salva PDF… su una bozza apre il foglio di condivisione, come fa Invia…: il file non ha il segno BOZZA e poi ti viene chiesto L’hai inviata? come sopra.

Il PDF

La pagina mostra il nome e l’indirizzo della tua attività, il titolo Fattura, il cliente sotto Intestata a con l’indirizzo da Beneficiari, e Fattura n., Data e Scadenza. La tabella ha Descrizione, Qtà, Prezzo unitario e Importo, poi Subtotale, l’imposta con la sua aliquota (per esempio “Imposta (8.25%)”) e Totale. Dopo che è stato ricevuto del denaro aggiunge Pagato e Saldo da pagare. Termini di pagamento e Note vengono stampati in fondo.

Una bozza porta il segno BOZZA e una fattura annullata ANNULLATA.
La pagina è US Letter per i dollari statunitensi e canadesi e A4 per qualsiasi altra valuta, sia nel file salvato sia nella finestra di stampa.
Date e importi usano il tuo Formato data e il tuo Formato dei numeri; le parole usano la lingua dell’app.
Dei dati della tua attività vengono stampati solo il nome e l’indirizzo; l’identificativo fiscale no.

Registra un pagamento con Segna come pagata

Nella riga della fattura, apri il menu e scegli Segna come pagata…. La finestra ha per titolo Segna la fattura INV-0007 come pagata.
Conto da accreditare: vengono proposti solo i tuoi conti aperti nella valuta della fattura. Un conto senza una valuta propria conta come nella valuta predefinita del documento.
Categoria di entrata: scegli la categoria. Senza una, compare Scegli una categoria di entrata.
Importo ricevuto parte dal saldo ancora dovuto; abbassalo per un pagamento parziale, ma non oltre. Data di ricezione parte da oggi.
Seleziona Registra il pagamento. Un messaggio dice Pagamento registrato.

Il denaro diventa una normale entrata in quel conto, con il cliente come beneficiario, la tua categoria e il numero della fattura nel commento; la vedi nel registro. L’intero importo va all’unica categoria di entrata: l’imposta addebitata sulla fattura non viene separata come denaro dovuto.

Un importo vuoto, pari a zero o non numerico dà Inserisci un importo superiore a zero. Un importo superiore a quanto è ancora dovuto viene rifiutato: È più dei … ancora dovuti. Registra l’importo dovuto; aggiungi l’eccedenza come entrata a parte. Senza un conto nella valuta della fattura la finestra dice Non hai nessun conto in … da accreditare. e Registra il pagamento resta disattivato. Una fattura che non si può pagare dice perché: Una fattura annullata non si può segnare come pagata., Questa fattura non ha nulla da pagare. o Questa fattura è già stata pagata per intero.

Come lo stato segue le entrate

Lo stato viene calcolato dalle entrate collegate alla fattura:

Un pagamento parziale lascia la fattura Inviata, con Saldo … nella sua riga.
Quando le entrate raggiungono il totale, diventa Pagata.
Elimina un’entrata collegata, o abbassane l’importo, e torna a Inviata ed entra di nuovo in Incassi in scadenza. Un’entrata che arriva da un altro computer la sposta allo stesso modo.
Una bozza pagata per intero diventa Pagata; un pagamento parziale su una bozza la lascia una bozza.

Annulla una fattura

Nella riga della fattura, apri il menu e scegli Annulla.
La domanda dice Annullare la fattura INV-0007? con Una fattura annullata resta archiviata con il suo numero, ma non si può inviare né pagare. Seleziona Annulla la fattura.

Se è stato ricevuto del denaro vedi Per questa fattura è stato ricevuto del denaro. Elimina prima l’entrata registrata, poi annullala. Una fattura annullata resta sotto Annullata con il suo numero; Salva PDF…, Stampa… e Duplica funzionano ancora. Non c’è modo di annullare l’annullamento.

Vedi in Home cosa devono i clienti

La scheda Incassi in scadenza in Home somma ciò che è ancora dovuto sulle fatture inviate del portafoglio aperto dell’attività, una riga per valuta, per esempio 450.00 CAD da incassare su 2 fatture, e sotto in rosso 1 è in ritardo (o 2 sono in ritardo). Se non c’è nulla da incassare dice Niente è in attesa di pagamento. Le bozze e le fatture pagate e annullate non vengono contate, e una fattura pagata in parte conta per ciò che resta. Una fattura è in ritardo il giorno dopo la scadenza. Seleziona il titolo della scheda per aprire Fatture.

La scheda è nascosta per impostazione predefinita. Per mostrarla, scegli Personalizza Home in Home, spunta Incassi in scadenza e scegli Chiudi. Viene elencata lì solo per un portafoglio dell’attività, e Ripristina predefiniti la nasconde di nuovo. Vedi Home.

Fatture e sincronizzazione

Le fatture fanno parte del tuo documento, quindi con AceMoney Cloud si sincronizzano tra i tuoi computer come le transazioni, con crittografia end-to-end. Si sincronizza anche l’entrata di Segna come pagata…, così un altro computer mostra lo stesso stato e lo stesso importo ricevuto. Vedi Sincronizza tra i tuoi dispositivi.

Due fatture con lo stesso numero

Se due computer hanno emesso lo stesso numero prima di sincronizzarsi, la pagina Fatture avverte in rosso: Alcune fatture hanno lo stesso numero: …. Può succedere se due computer emettono una fattura prima di sincronizzarsi. L’invio è bloccato finché una non viene rinumerata (una bozza si può modificare) o annullata. Entrambe le righe dicono Stesso numero di un’altra fattura, e Invia… rifiuta con … è anche il numero di un’altra fattura. Rinumera o annulla una delle due prima di inviare. Salva PDF… e Stampa… funzionano ancora. Rinumera una bozza nell’editor. Se entrambe sono inviate e su una non è registrato denaro, usa Torna in bozza… e rinumerala, oppure annullala ed emetti una nuova fattura.

Domande frequenti

AceMoney può inviare la fattura per email al posto mio?

No. Invia… passa soltanto il PDF al tuo foglio di condivisione o al tuo programma di posta; il messaggio lo indirizzi e lo invii tu. La fattura non ha un link di pagamento.

Posso cambiare una fattura dopo averla inviata?

Non sul posto. Finché non è registrato denaro, scegli Torna in bozza…, modificala e inviala di nuovo. Altrimenti Duplica la fattura, correggi la copia e annulla la prima. Il cliente potrebbe già avere la prima copia.

Posso registrare più del saldo?

No. Segna come pagata… rifiuta un importo superiore a quanto è ancora dovuto. Registra l’importo dovuto e aggiungi l’eventuale eccedenza come entrata a parte nel registro.

Risoluzione dei problemi

Non c’è la pagina Fatture. Il portafoglio aperto non è impostato come attività. Vedi Imposta la tua attività.

Il cliente manca dall’elenco. Vengono proposti solo i beneficiari attivi. Una riga mostra (cliente rimosso) quando il suo beneficiario è stato eliminato.

Il pulsante Anteprima PDF è disattivato. Il portafoglio non ha ancora i dati dell’attività.

Una fattura è stata segnata come inviata ma io non l’ho inviata. Scegli Torna in bozza… nella sua riga. Funziona finché non è registrato denaro per la fattura. AceMoney segna una bozza come inviata solo quando rispondi Sì, segna come inviata a L’hai inviata?

Il pulsante Registra il pagamento è disattivato. Non hai nessun conto aperto nella valuta della fattura.

Una fattura è tornata a Inviata dopo che ho eliminato un pagamento. È previsto: lo stato segue le entrate.

La scheda Incassi in scadenza non è in Home. È nascosta per impostazione predefinita; vedi Vedi in Home cosa devono i clienti.