Documentos y archivos en AceMoney Studio

Todo lo que introduces en Studio (cuentas, operaciones, categorías, programaciones, inversiones y los ajustes de ese libro de cuentas) vive en un documento. Esta página explica dónde está ese documento, cómo trabajar con más de uno en un ordenador de escritorio y por qué la aplicación del teléfono (AceMoney Studio Mobile, desde la versión 1.3, aún no está en las tiendas) tiene exactamente uno.

Qué es un documento

Un documento es un único archivo del tipo Documento de AceMoney, con la extensión .amdb, más una carpeta de adjuntos junto a él para las imágenes y los PDF que adjuntas a las operaciones.
Todo se guarda automáticamente en el momento en que lo confirmas. No hay comando Guardar; ⌘S o Ctrl+S solo muestra “Todo se guarda automáticamente: no hace falta hacer nada.”
En el escritorio puedes tener tantos documentos como quieras, uno abierto a la vez. En AceMoney Studio Mobile (desde la versión 1.3, aún no está en las tiendas), en un teléfono o tableta hay un solo documento, dentro de la aplicación.
El documento predeterminado viene incorporado. Vive dentro de la carpeta de datos propia de la aplicación, no tiene ruta de archivo, aparece como AceMoney en la barra superior (su información emergente dice El documento predeterminado) y no se le puede poner contraseña. Studio lo abre la primera vez que se inicia, y siempre que no quedó abierto otro documento.

El menú Archivo

En un ordenador, el menú Archivo contiene, por orden: Nuevo documento, Abrir…, Abrir recientes, Guardar una copia como…, Archivar…, Volver al estado al abrir, Importar…, Exportar… (▸ Registro…, Informe…, Cuentas…, Agenda…, Cartera…), Exportar todo… (desde la versión 1.2), Imprimir… (▸ las mismas cinco páginas) y Cerrar documento. Exportar… e Imprimir… te llevan a esa página, donde sus propios botones hacen el trabajo; consulta Exportar e imprimir e Importar datos.

Crear un documento nuevo

Elige Archivo ▸ Nuevo documento (⌘N en macOS, Ctrl+N en Windows y Linux, donde la barra de menús está dentro de la ventana de Studio).
Elige una carpeta y un nombre; el nombre sugerido es Untitled.amdb. Conserva la extensión.
Studio abre el documento nuevo y vacío y muestra la página Te damos la bienvenida a AceMoney Studio (importar, datos de ejemplo o empezar de cero), y después ofrece una contraseña con ¿Proteger este documento con una contraseña?.

Abrir un documento

Archivo ▸ Abrir… (⌘O / Ctrl+O) y elige el archivo. El selector muestra solo documentos de AceMoney.
Haz doble clic en el documento en el Finder, en el Explorador de archivos o en tu administrador de archivos. Se abre en la copia de Studio que está en ejecución, o inicia Studio si no lo está.
Archivo ▸ Abrir recientes lista los documentos que abriste hace poco. Se puede elegir cualquier entrada. Si el archivo se ha movido o su unidad no está conectada, Studio lo dice al elegirlo (“No se encontró este documento en su ubicación esperada…”) y no cambia nada.

Si el documento tiene contraseña, el cuadro Este documento está protegido la pide; consulta Contraseña del documento. En el escritorio, Studio vuelve a abrir al iniciarse el último documento que tenías abierto, y pide su contraseña si la tiene. Si ese archivo se ha movido, se le ha cambiado el nombre o está en una unidad que no está conectada, Studio abre en su lugar el documento predeterminado y te avisa de que el archivo falta; usa Archivo ▸ Abrir recientes o Archivo ▸ Abrir… para volver a encontrarlo.

Guardar una copia de un documento

Archivo ▸ Guardar una copia como… (⇧⌘S / Ctrl+Shift+S) copia todo el documento (el archivo, su carpeta de adjuntos y, si está cifrado, todo lo necesario para abrirlo con la misma contraseña) en una ubicación que elijas (el nombre sugerido es AceMoney.amdb), después cambia Studio a esa copia y lo confirma con “Se guardó una copia en …”. Elegir el archivo del propio documento abierto se rechaza con “No puedes sustituir el documento que está abierto ahora. Elige otro nombre, o cierra primero este documento.”

Si el documento se sincroniza con AceMoney Cloud, la copia compartiría los mismos datos sincronizados. Studio pregunta Este documento sigue vinculado a la sincronización con Cloud: elige Seguir sincronizando para mantener la copia vinculada, o Desvincular y crear nueva identidad para convertir la copia en un documento aparte que ya no comparte los datos sincronizados. Consulta Sincronizar entre dispositivos.

Para volver a cómo estaba el documento cuando lo abriste, usa Archivo ▸ Volver al estado al abrir (solo en un ordenador; consulta Copias de seguridad y restauración). Usa Guardar una copia como… para conservar una instantánea antes de un cambio grande, para llevar un documento a otro ordenador o para convertir el documento predeterminado en un archivo que puedas ver y proteger. No hay ningún comando que cambie el nombre o mueva el documento abierto en el sitio; para hacerlo, cierra el documento, cambia el nombre o mueve el archivo y su carpeta de adjuntos juntos, y ábrelo de nuevo.

Archivar operaciones antiguas

Archivo ▸ Archivar… guarda las operaciones hasta una fecha en un documento de archivo aparte, como hace AceMoney Classic.

Elige Archivo ▸ Archivar….
Establece Archivar operaciones hasta (ese día está incluido).
Para quitar además esas operaciones del documento abierto, marca Eliminar las operaciones archivadas del documento activo. Está desactivado de forma predeterminada.
Elige un nombre y una carpeta para el archivo; el nombre sugerido es Archive.amdb.

Si marcaste la casilla, Studio pregunta primero ¿Eliminar las operaciones archivadas? y hace una copia de seguridad antes de quitar nada. No hay Deshacer; la copia de seguridad es el camino de vuelta. Las inversiones y los apuntes de efectivo de las operaciones de bolsa se quedan en el documento, y los presupuestos e informes del periodo archivado quedan vacíos en él. Si el documento se sincroniza con AceMoney Cloud, archiva solo cuando tus otros ordenadores estén sincronizados. En la versión gratuita, si alguna de esas operaciones está en una cuenta de solo lectura, no se quita nada; desmarca la casilla para archivar sin quitar.

Cerrar un documento

Archivo ▸ Cerrar documento (⌘W / Ctrl+W) cierra el documento y muestra la página de bienvenida, Ningún documento abierto, con los botones Continuar con el documento predeterminado, Nuevo documento…, Abrir… e Importar datos…. Debajo, Recientes lista cada documento reciente con su carpeta, su número de cuentas y operaciones y cuándo lo usaste por última vez; ✕ quita una entrada (Quitar de recientes), y un documento que no se encuentra muestra Falta: no se encuentra el archivo.

Dónde guardar tus documentos

En cualquier lugar de tu ordenador. Tu carpeta Documentos es una buena opción predeterminada.
Una carpeta de unidad en la nube (iCloud Drive, Dropbox, OneDrive, Google Drive) funciona y te da una copia fuera del equipo. Dos reglas: no abras nunca el documento desde dos ordenadores a la vez, y deja que la unidad termine de sincronizarse antes de abrirlo en otro sitio. Una contraseña mantiene el archivo ilegible en tránsito y en reposo; consulta Contraseña del documento.
Un recurso compartido de red funciona igual: un ordenador a la vez. Studio se niega a abrir un documento que ya está abierto en otro sitio.
Una unidad extraíble funciona; mientras está desconectada, la página de bienvenida muestra el documento como Falta: no se encuentra el archivo, y Abrir recientes dice que no se encuentra cuando lo eliges.

Las copias de seguridad son aparte del documento y permanecen en el ordenador que las hizo; consulta Copias de seguridad y restauración.

Cuando un documento ya está abierto

Abrir el mismo archivo dos veces se rechaza, con calma:

“Este documento ya está abierto (en esta app o en otra ventana). Primero cierra el documento allí, o elige otro documento.”
“Este documento está abierto en otro equipo (…). Primero cierra el documento allí, o elige otro documento — AceMoney no puede saber con seguridad desde aquí si ese bloqueo es antiguo.”
No se puede verificar que este documento esté cerrado. Studio encontró un registro de que el documento estaba abierto pero no pudo comprobar si ese programa sigue en ejecución. Elige Cancelar a menos que estés seguro de que el documento no está abierto en ningún otro sitio; entonces Abrir de todos modos.

Desde la versión 1.3, cerrar la ventana de Studio, salir de él (⌘Q en un Mac) o elegir Reiniciar para actualizar libera el documento, así que puedes abrirlo enseguida en otro ordenador. Si un ordenador se bloquea o se queda sin corriente, o en Linux cierras la sesión o terminas Studio con el comando kill, el documento aún puede quedar marcado como abierto; sigue los pasos de Solución de problemas más abajo.

El documento en un teléfono o tableta

iOS (iPhone y iPad)

Desde AceMoney Studio Mobile 1.3, AceMoney Studio Mobile tiene un documento, guardado dentro de la aplicación en el dispositivo. No hay menú Archivo ni forma de crear, abrir o copiar un documento; la barra superior lo muestra como AceMoney. Haz copias de seguridad desde Ajustes ▸ Documento, y saca los datos con los botones de exportación de Cuentas, Registro e Informes, que usan la hoja para compartir. Al eliminar la aplicación se elimina el documento.

Android

Igual que en iOS, y el libro de cuentas forma parte además de la copia de seguridad del sistema Android de los datos de las aplicaciones; consulta Copias de seguridad y restauración.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que guardar mi trabajo?

No. Cada cambio se escribe en cuanto lo confirmas, y tras cada eliminación se ofrece un deshacer breve.

¿Qué documento está abierto ahora mismo?

El chip de la barra superior muestra el nombre del documento (en el escritorio, su información emergente muestra la ruta completa); AceMoney con la información emergente El documento predeterminado es el incorporado.

¿Qué documento se abre cuando inicio Studio?

El último que tenías abierto. Si lo cerraste con Archivo ▸ Cerrar documento o era el documento predeterminado, Studio se inicia en el documento predeterminado.

¿Puedo tener dos documentos abiertos a la vez?

No. Studio tiene una ventana y un documento abierto; al abrir otro se cambia a él.

¿Puedo cambiar el nombre de un documento o moverlo?

Sí, pero no desde dentro de Studio. Cierra el documento (Archivo ▸ Cerrar documento), después cambia el nombre o mueve el archivo junto con la carpeta de adjuntos que tiene al lado, y ábrelo desde su nuevo lugar con Archivo ▸ Abrir…. Studio trata la nueva ubicación como un documento nuevo para las copias de seguridad, así que su lista de copias empieza vacía; las copias antiguas siguen existiendo en el ordenador pero ya no se muestran.

¿Puedo abrir en mi teléfono el documento de mi escritorio?

No como archivo. AceMoney Studio Mobile (desde AceMoney Studio Mobile 1.3) tiene su propio documento único y no puede abrir un archivo. Con AceMoney Cloud, tu documento se sincroniza entre tus ordenadores y AceMoney Studio Mobile; consulta Sincronizar entre dispositivos. Sin él, exporta un registro como QIF o CSV en un dispositivo e impórtalo en el otro.

¿Puede Studio abrir directamente mi archivo de AceMoney Classic?

Sí. Studio puede abrir un archivo .amj directamente; solo pide la contraseña del archivo, tu número de serie o el nombre del ordenador si el archivo lo necesita. Consulta Exportar y migrar a Studio.

¿Cómo saco todos mis datos en un solo archivo?

Desde la versión 1.2, Archivo ▸ Exportar todo… escribe todos los datos del documento como un archivo JSON, con copias de sus adjuntos, en una carpeta nueva. La exportación no está cifrada e incluye números de cuenta y datos de contacto de los beneficiarios. Consulta Exportar e imprimir.

¿Qué hay en la carpeta de adjuntos?

Las imágenes y los PDF que adjuntaste a las operaciones. Mantén la carpeta junto al documento; se mueve con Guardar una copia como… pero no forma parte de una copia de seguridad, y la contraseña del documento no la cubre.

Solución de problemas

“Este documento ya está abierto (en esta app o en otra ventana).” Ciérralo en la otra ventana de Studio. Si el propio Studio se detuvo inesperadamente, simplemente abre el documento de nuevo: Studio comprueba si la copia anterior sigue en ejecución.
“Este documento está abierto en otro equipo (…).” Studio no puede liberar un bloqueo que se mantiene en otro sitio. Abre el documento en ese ordenador, ciérralo correctamente e inténtalo de nuevo.
No se puede verificar que este documento esté cerrado. Elige Abrir de todos modos solo cuando estés seguro de que nadie tiene el documento abierto, en este ordenador o en otro.
Falta: no se encuentra el archivo en Recientes, o “No se encontró este documento en su ubicación esperada…”. El archivo se movió, se le cambió el nombre o está en una unidad que no está conectada. Vuelve a conectar la unidad, localiza el archivo con Archivo ▸ Abrir…, o quita la entrada.
“No puedes sustituir el documento que está abierto ahora.” Elegiste el propio archivo del documento abierto en Guardar una copia como…. Elige otro nombre o carpeta.
“Este documento parece estar dañado y no se pudo abrir de forma segura.” Si aún se abre, ejecuta Herramientas ▸ Comprobar documento…; consulta Document Doctor. Si no se abre en absoluto, sus copias de seguridad siguen en este ordenador: contacta con Soporte y menciona este mensaje.
“Este documento se usó por última vez con una versión más reciente de AceMoney.” Un Studio más antiguo abrió un documento que había usado uno más reciente. No se eliminó nada; actualiza Studio para volver a ver todo. Consulta Actualizaciones de software.
No encuentro el documento predeterminado como archivo. No tiene una ubicación visible por diseño. Usa Archivo ▸ Guardar una copia como… para obtener un archivo que puedas ver.