Ranger d’autres documents dans le Filing Cabinet

Tout ce que vous voulez garder n’est pas un reçu. AceMoney Filing Cabinet range sur votre téléphone des documents numérisés comme des contrats, des garanties, des pièces d’identité et des courriers, lit leur texte pour que vous puissiez le rechercher, et les garde séparés de vos reçus.

Avant de commencer

Le Filing Cabinet fait partie de l’application pour téléphone (iPhone, iPad, Android). La version web affiche « AceMoney Filing Cabinet isn’t available on the web — use the AceMoney Receipts app on your phone. »
Les documents sont conservés sur ce téléphone. Ils ne sont pas dans votre compte Receipts ni dans la version web. Avec AceMoney Cloud, un téléphone connecté à un document dans AceMoney Studio les y envoie aussi ; voir Synchroniser avec AceMoney Studio.

Ouvrir le Filing Cabinet

Touchez More dans la barre du bas, puis AceMoney Filing Cabinet (« Scan and organize any document »).

Ajouter un document

Touchez Scan.
Le scanner de documents s’ouvre (le même que pour les reçus). Capturez chaque page ; un document peut avoir plusieurs pages. Terminez la numérisation.
L’application lit le texte de chaque page sur le téléphone et ouvre Save Document.
Donnez-lui un Title (par défaut, « Document » suivi de la date du jour), et éventuellement un Folder (optional) et des Tags (comma-separated), par exemple « car, insurance ».
Vérifiez l’aperçu Recognized text (searchable) et touchez la coche (Save) dans la barre du haut.

Retrouver un document

La liste affiche chaque document avec son nombre de pages, son titre, son dossier et ses étiquettes (« Home · #warranty #kitchen »).
Saisissez dans Search title, tags, or scanned text pour tout rechercher, y compris le texte lu sur les pages.
Touchez une pastille de dossier ou d’étiquette #tag pour n’afficher que ce dossier ou cette étiquette.

Afficher, modifier ou supprimer un document

Touchez un document pour l’ouvrir : le titre, les pastilles de dossier et d’étiquettes, les images des pages et le texte reconnu.

Edit ouvre Edit Document, où vous pouvez changer le titre, le dossier et les étiquettes. Les pages ne peuvent être ni ajoutées ni retirées ; numérisez de nouveau le document s’il a changé.
Delete demande « Delete Document? » et avertit que le document sera définitivement supprimé. Touchez Delete pour confirmer. Il n’y a pas d’annulation.

L’allocation gratuite

L’offre gratuite contient jusqu’à 5 documents. À la limite, toucher Scan affiche un message indiquant que l’offre gratuite est limitée à 5 documents dans AceMoney Filing Cabinet et renvoie vers Receipts Pro, qui supprime la limite. Les documents existants ne sont jamais verrouillés ni supprimés. Voir Receipts Pro et l’offre Kilométrage.

Où les documents sont conservés

Sur ce téléphone, là où vous les avez numérisés. Le texte est lu sur le téléphone ; les pages et le texte sont stockés sur le téléphone.
Sans AceMoney Cloud et sans connexion à un document AceMoney Studio, ils ne sont envoyés nulle part. Ils ne font pas partie de votre compte : se connecter sur un autre téléphone ou ouvrir la version web ne les affiche pas.
Supprimer l’application, ou votre compte, les retire du téléphone. Gardez les originaux papier de tout ce qui est important ; l’application n’a pas d’exportation.

Synchroniser avec AceMoney Studio

Il faut AceMoney Cloud sur votre compte et ce téléphone connecté à un document dans AceMoney Studio : touchez More, Settings, l’onglet Sync et, sous AceMoney Studio, Connect to AceMoney Studio.
Une fois connecté, chaque document que vous numérisez (titre, dossier, étiquettes, pages et texte lu sur elles) est envoyé, avec un chiffrement de bout en bout, à ce document Studio. Studio l’affiche sur sa page Filing Cabinet, où vous pouvez le rechercher et le supprimer ; les documents ne sont ajoutés qu’à partir du téléphone.
Les modifications du titre, du dossier et des étiquettes d’un document, et sa suppression sur le téléphone, suivent.
Un autre téléphone connecté au même document Studio affiche ces documents marqués « From another device ». Ils peuvent y être lus et ne peuvent être modifiés que sur le téléphone qui les a numérisés.
Un document de plus de 20 pages reste sur le téléphone et la liste affiche « Too long to sync ». Quand vos 2 Go de stockage cloud sont pleins, les nouveaux documents restent sur le téléphone.
Sync on Wi-Fi only dans l’onglet Sync retient les envois jusqu’à ce que le téléphone soit sur le Wi-Fi.
Sans AceMoney Cloud, l’onglet Sync indique « Filing Cabinet sync needs AceMoney Cloud » et les documents restent sur le téléphone.

Documents d’une version antérieure

Si vous avez utilisé le Filing Cabinet dans une version plus ancienne de l’application qui conservait les documents en ligne, une bannière indique que certains documents « from before this update are still only in the cloud » et demande s’il faut les importer sur cet appareil. Touchez Import ; l’application confirme combien de documents ont été importés « from the cloud to this device » et précise qu’ils y sont aussi toujours stockés.

Notes selon la plateforme

iOS (iPhone et iPad)

Utilise le scanner de documents intégré ; la première numérisation demande l’accès à l’appareil photo (sur iPhone, la demande explique que l’appareil photo sert à photographier les reçus et à scanner des codes d’inscription d’appareil, et qu’une photo de reçu est enregistrée dans votre compte AceMoney).

Android

Utilise le scanner de documents du système. Si Android ferme l’application pendant une numérisation, l’application indique « Capture was interrupted — try again. »

Web

Non disponible. La version web affiche un message qui renvoie vers l’application pour téléphone.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un reçu et un document ?

Un reçu a un tiers, un montant et une date, et compte dans les graphiques, les budgets et la synchronisation avec AceMoney Classic. Un document est n’importe quel papier que vous voulez garder et retrouver ; il a un titre, un dossier, des étiquettes et du texte recherchable, et pas de montant.

Puis-je ajouter une photo de ma photothèque au lieu de numériser ?

Non. Les documents sont numérisés avec l’appareil photo.

Puis-je déplacer plus tard un document vers un autre dossier ?

Oui. Ouvrez-le, touchez Edit, changez Folder (optional) et enregistrez. Un dossier existe tant qu’un document l’utilise.

Les étiquettes sont-elles partagées avec les reçus ?

Non. Les reçus n’ont pas d’étiquettes ; les étiquettes et les dossiers du Filing Cabinet lui sont propres.

Le texte de mes documents est-il envoyé quelque part ?

Pas de lui-même : le texte est lu sur le téléphone et y reste. Si le téléphone est connecté à un document AceMoney Studio via AceMoney Cloud, le texte est envoyé avec le document, avec un chiffrement de bout en bout.

Puis-je ranger un PDF ?

Non. Le Filing Cabinet range des numérisations faites avec l’appareil photo.

Puis-je récupérer mes documents sur un nouveau téléphone ?

Pas en vous connectant : les documents ne sont pas dans votre compte. Connectez l’ancien téléphone à un document AceMoney Studio via AceMoney Cloud, puis connectez le nouveau téléphone au même document ; il les affiche comme des copies en lecture seule. L’application n’a pas d’exportation, gardez donc les originaux.

Dépannage

Scan ne fait rien, ou un message sur l’offre gratuite apparaît. Vous avez 5 documents avec l’offre gratuite. Supprimez-en un dont vous n’avez plus besoin, ou passez à Receipts Pro.
« Capture was interrupted — try again. » Le système a fermé l’application pendant la numérisation. Numérisez de nouveau.
« Failed to process document: … » Une page n’a pas pu être lue. Numérisez de nouveau avec une meilleure lumière.
« Failed to save: … » Le téléphone n’a pas pu écrire le document, souvent parce que le stockage est plein. Libérez de l’espace et enregistrez de nouveau.
La recherche ne trouve pas un mot que je vois sur la page. Le texte reconnu n’est aussi bon que la numérisation. Ouvrez le document et vérifiez le texte reconnu ; numérisez de nouveau la page à plat et bien éclairée, ou ajoutez le mot comme étiquette.
Mes documents ont disparu après la réinstallation de l’application. Ils étaient stockés dans l’application sur le téléphone ; la réinstallation les supprime, sauf si la sauvegarde propre d’Android les a restaurés. L’application elle-même ne peut pas les récupérer, mais s’ils avaient été envoyés à AceMoney Studio, reconnecter le téléphone à ce document les affiche de nouveau comme des copies en lecture seule.