Guarda otros documentos en el Filing Cabinet

No todo lo que quieres conservar es un recibo. AceMoney Filing Cabinet guarda en tu teléfono documentos escaneados como contratos, garantías, documentos de identidad y cartas, lee su texto para que puedas buscarlo y los mantiene separados de tus recibos.

Antes de empezar

El Filing Cabinet forma parte de la aplicación del teléfono (iPhone, iPad, Android). La versión web muestra “AceMoney Filing Cabinet isn’t available on the web — use the AceMoney Receipts app on your phone.”
Los documentos se guardan en este teléfono. No están en tu cuenta de Receipts ni en la versión web. Con AceMoney Cloud, un teléfono conectado a un documento de AceMoney Studio también los envía allí; consulta Sincroniza con AceMoney Studio.

Abre el Filing Cabinet

Toca More en la barra inferior y después AceMoney Filing Cabinet (“Scan and organize any document”).

Añade un documento

Toca Scan.
Se abre el escáner de documentos (el mismo que para los recibos). Captura cada página; un documento puede tener varias páginas. Termina el escaneo.
La aplicación lee el texto de cada página en el teléfono y abre Save Document.
Ponle un Title (el predeterminado es “Document” seguido de la fecha de hoy), y opcionalmente una Folder (optional) y Tags (comma-separated), por ejemplo “car, insurance”.
Comprueba la vista previa de Recognized text (searchable) y toca la marca de verificación (Save) de la barra superior.

Encuentra un documento

La lista muestra cada documento con su número de páginas, título, carpeta y etiquetas (“Home · #warranty #kitchen”).
Escribe en Search title, tags, or scanned text para buscar en todo, incluido el texto leído de las páginas.
Toca un chip de carpeta o un chip de #etiqueta para mostrar solo esa carpeta o etiqueta.

Mira, edita o elimina un documento

Toca un documento para abrirlo: el título, los chips de carpeta y etiquetas, las imágenes de las páginas y el texto reconocido.

Edit abre Edit Document, donde puedes cambiar el título, la carpeta y las etiquetas. No se pueden añadir ni quitar páginas; escanea de nuevo el documento si cambió.
Delete pregunta “Delete Document?” y advierte de que el documento se eliminará de forma permanente. Toca Delete para confirmar. No se puede deshacer.

La asignación gratuita

El plan gratuito admite hasta 5 documentos. Al llegar al límite, tocar Scan muestra un mensaje que dice que el plan gratuito está limitado a 5 documentos en AceMoney Filing Cabinet y señala Receipts Pro, que quita el límite. Los documentos existentes nunca se bloquean ni se eliminan. Consulta Receipts Pro y el plan de kilometraje.

Dónde se guardan los documentos

En este teléfono, donde los escaneaste. El texto se lee en el teléfono; las páginas y el texto se guardan en el teléfono.
Sin AceMoney Cloud y una conexión a un documento de AceMoney Studio, no se suben a ningún sitio. No forman parte de tu cuenta: iniciar sesión en otro teléfono o abrir la versión web no los muestra.
Eliminar la aplicación, o tu cuenta, los quita del teléfono. Conserva los originales en papel de todo lo importante; la aplicación no tiene exportación.

Sincroniza con AceMoney Studio

Necesita AceMoney Cloud en tu cuenta y este teléfono conectado a un documento de AceMoney Studio: toca More, Settings, la pestaña Sync y, bajo AceMoney Studio, Connect to AceMoney Studio.
Una vez conectado, cada documento que escaneas (título, carpeta, etiquetas, páginas y el texto leído de ellas) se envía, con cifrado de extremo a extremo, a ese documento de Studio. Studio lo muestra en su página Filing Cabinet, donde puedes buscarlo y eliminarlo; los documentos se añaden solo desde el teléfono.
Los cambios en el título, la carpeta y las etiquetas de un documento, y eliminarlo en el teléfono, lo siguen.
Otro teléfono conectado al mismo documento de Studio muestra estos documentos marcados como “From another device”. Se pueden leer allí y cambiar solo en el teléfono que los escaneó.
Un documento de más de 20 páginas se queda en el teléfono y la lista muestra “Too long to sync”. Cuando tus 2 GB de almacenamiento en la nube están llenos, los documentos nuevos se quedan en el teléfono.
Sync on Wi-Fi only en la pestaña Sync retiene las subidas hasta que el teléfono está en Wi-Fi.
Sin AceMoney Cloud, la pestaña Sync dice “Filing Cabinet sync needs AceMoney Cloud” y los documentos se quedan en el teléfono.

Documentos de una versión anterior

Si usaste el Filing Cabinet en una versión anterior de la aplicación que guardaba los documentos en línea, un aviso dice que algunos documentos “from before this update are still only in the cloud” y pregunta si quieres importarlos a este dispositivo. Toca Import; la aplicación confirma cuántos documentos se importaron “from the cloud to this device” y señala que además siguen guardados allí.

Notas por plataforma

iOS (iPhone y iPad)

Usa el escáner de documentos integrado; el primer escaneo pide acceso a la cámara (en iPhone el aviso explica que la cámara fotografía recibos y escanea códigos de registro de dispositivos, y que la foto de un recibo se guarda en tu cuenta de AceMoney).

Android

Usa el escáner de documentos del sistema. Si Android cierra la aplicación durante un escaneo, la aplicación dice “Capture was interrupted — try again.”

Web

No disponible. La versión web muestra un mensaje que remite a la aplicación del teléfono.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un recibo y un documento?

Un recibo tiene un beneficiario, un importe y una fecha, y cuenta en los gráficos, los presupuestos y la sincronización con AceMoney Classic. Un documento es cualquier papel que quieres conservar y volver a encontrar; tiene un título, una carpeta, etiquetas y texto en el que se puede buscar, y ningún importe.

¿Puedo añadir una foto de mi biblioteca en lugar de escanear?

No. Los documentos se escanean con la cámara.

¿Puedo mover un documento a otra carpeta más tarde?

Sí. Ábrelo, toca Edit, cambia Folder (optional) y guarda. Una carpeta existe mientras la use algún documento.

¿Las etiquetas se comparten con los recibos?

No. Los recibos no tienen etiquetas; las etiquetas y carpetas del Filing Cabinet son suyas.

¿El texto de mis documentos se envía a algún sitio?

Por sí solo no: el texto se lee en el teléfono y se queda allí. Si el teléfono está conectado a un documento de AceMoney Studio mediante AceMoney Cloud, el texto se envía con el documento, con cifrado de extremo a extremo.

¿Puedo guardar un PDF?

No. El Filing Cabinet guarda escaneos hechos con la cámara.

¿Puedo pasar mis documentos a un teléfono nuevo?

No iniciando sesión: los documentos no están en tu cuenta. Conecta el teléfono antiguo a un documento de AceMoney Studio mediante AceMoney Cloud y después conecta el teléfono nuevo al mismo documento; los muestra como copias de solo lectura. La aplicación no tiene exportación, así que conserva los originales.

Solución de problemas

Scan no hace nada, o aparece un mensaje sobre el plan gratuito. Tienes 5 documentos en el plan gratuito. Elimina uno que ya no necesites, o pasa a Receipts Pro.
“Capture was interrupted — try again.” El sistema cerró la aplicación durante el escaneo. Escanea de nuevo.
“Failed to process document: …” No se pudo leer una página. Escanea de nuevo con mejor luz.
“Failed to save: …” El teléfono no pudo escribir el documento, a menudo porque el almacenamiento está lleno. Libera algo de espacio y guarda de nuevo.
La búsqueda no encuentra una palabra que veo en la página. El texto reconocido es tan bueno como el escaneo. Abre el documento y comprueba el texto reconocido; vuelve a escanear la página plana y bien iluminada, o añade la palabra como etiqueta.
Mis documentos desaparecieron tras reinstalar la aplicación. Estaban guardados en la aplicación del teléfono; reinstalar los elimina a menos que la copia de seguridad propia de Android los restaurara. La propia aplicación no puede recuperarlos, pero si se enviaron a AceMoney Studio, conectar de nuevo el teléfono a ese documento los muestra como copias de solo lectura.