Conserva altri documenti nel Filing Cabinet

Non tutto ciò che vuoi conservare è una ricevuta. AceMoney Filing Cabinet conserva sul tuo telefono documenti scansionati come contratti, garanzie, documenti d’identità e lettere, ne legge il testo così puoi cercarlo e li tiene separati dalle tue ricevute.

Prima di iniziare

Il Filing Cabinet fa parte dell’app per telefono (iPhone, iPad, Android). La versione web mostra “AceMoney Filing Cabinet isn’t available on the web — use the AceMoney Receipts app on your phone.”
I documenti sono conservati su questo telefono. Non sono nel tuo account Receipts né nella versione web. Con AceMoney Cloud, un telefono collegato a un documento di AceMoney Studio li invia anche lì; vedi Sincronizzazione con AceMoney Studio.

Apri il Filing Cabinet

Tocca More nella barra in basso, poi AceMoney Filing Cabinet (“Scan and organize any document”).

Aggiungi un documento

Tocca Scan.
Si apre lo scanner di documenti (lo stesso delle ricevute). Cattura ogni pagina; un documento può avere più pagine. Termina la scansione.
L’app legge sul telefono il testo di ogni pagina e apre Save Document.
Dagli un Title (quello predefinito è “Document” seguito dalla data di oggi) e, facoltativamente, una Folder (optional) e dei Tags (comma-separated), per esempio “car, insurance”.
Controlla l’anteprima Recognized text (searchable) e tocca il segno di spunta (Save) nella barra in alto.

Trova un documento

L’elenco mostra ogni documento con il numero di pagine, il titolo, la cartella e le etichette (“Home · #warranty #kitchen”).
Digita in Search title, tags, or scanned text per cercare ovunque, compreso il testo letto dalle pagine.
Tocca un chip di cartella o di #etichetta per mostrare solo quella cartella o etichetta.

Visualizza, modifica o elimina un documento

Tocca un documento per aprirlo: il titolo, i chip di cartella ed etichette, le immagini delle pagine e il testo riconosciuto.

Edit apre Edit Document, dove puoi cambiare il titolo, la cartella e le etichette. Non si possono aggiungere né rimuovere pagine; scansiona di nuovo il documento se è cambiato.
Delete chiede “Delete Document?” e avverte che il documento verrà eliminato definitivamente. Tocca Delete per confermare. Non c’è annullamento.

La quota gratuita

Il piano gratuito contiene fino a 5 documenti. Al limite, toccare Scan mostra un messaggio che dice che il piano gratuito è limitato a 5 documenti in AceMoney Filing Cabinet e rimanda a Receipts Pro, che toglie il limite. I documenti esistenti non vengono mai bloccati né rimossi. Vedi Receipts Pro e il piano Chilometraggio.

Dove sono conservati i documenti

Su questo telefono, dove li hai scansionati. Il testo viene letto sul telefono; pagine e testo sono memorizzati sul telefono.
Senza AceMoney Cloud e un collegamento a un documento di AceMoney Studio non vengono caricati da nessuna parte. Non fanno parte del tuo account: accedere su un altro telefono o aprire la versione web non li mostra.
Eliminare l’app, o il tuo account, li rimuove dal telefono. Conserva gli originali cartacei di tutto ciò che è importante; l’app non ha un’esportazione.

Sincronizzazione con AceMoney Studio

Servono AceMoney Cloud sul tuo account e questo telefono collegato a un documento di AceMoney Studio: tocca More, Settings, la scheda Sync e, sotto AceMoney Studio, Connect to AceMoney Studio.
Una volta collegato, ogni documento che scansioni (titolo, cartella, etichette, pagine e il testo letto da esse) viene inviato, con crittografia end-to-end, a quel documento di Studio. Studio lo mostra nella sua pagina Filing Cabinet, dove puoi cercarlo ed eliminarlo; i documenti si aggiungono solo dal telefono.
Seguono le modifiche al titolo, alla cartella e alle etichette di un documento, e la sua eliminazione sul telefono.
Un altro telefono collegato allo stesso documento di Studio mostra questi documenti contrassegnati “From another device”. Lì si possono leggere e modificare solo sul telefono che li ha scansionati.
Un documento di più di 20 pagine resta sul telefono e l’elenco mostra “Too long to sync”. Quando i tuoi 2 GB di spazio cloud sono pieni, i nuovi documenti restano sul telefono.
Sync on Wi-Fi only nella scheda Sync trattiene i caricamenti finché il telefono non è su Wi-Fi.
Senza AceMoney Cloud la scheda Sync dice “Filing Cabinet sync needs AceMoney Cloud” e i documenti restano sul telefono.

Documenti di una versione precedente

Se hai usato il Filing Cabinet in una versione precedente dell’app che conservava i documenti online, un banner dice che alcuni documenti “from before this update are still only in the cloud” e chiede se importarli su questo dispositivo. Tocca Import; l’app conferma quanti documenti sono stati importati “from the cloud to this device” e annota che sono ancora conservati anche lì.

Note sulle piattaforme

iOS (iPhone e iPad)

Usa lo scanner di documenti integrato; la prima scansione chiede l’accesso alla fotocamera (su iPhone il messaggio spiega che la fotocamera fotografa le ricevute e scansiona i codici di registrazione del dispositivo, e che la foto di una ricevuta viene salvata nel tuo account AceMoney).

Android

Usa lo scanner di documenti del sistema. Se Android chiude l’app durante una scansione, l’app dice “Capture was interrupted — try again.”

Web

Non disponibile. La versione web mostra un messaggio che rimanda all’app per telefono.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra una ricevuta e un documento?

Una ricevuta ha un beneficiario, un importo e una data, e conta nei grafici, nei budget e nella sincronizzazione con AceMoney Classic. Un documento è qualsiasi carta che vuoi conservare e ritrovare; ha un titolo, una cartella, delle etichette e un testo ricercabile, e nessun importo.

Posso aggiungere una foto dalla mia libreria invece di scansionare?

No. I documenti si scansionano con la fotocamera.

Posso spostare un documento in un’altra cartella più tardi?

Sì. Aprilo, tocca Edit, cambia Folder (optional) e salva. Una cartella esiste finché un documento la usa.

Le etichette sono condivise con le ricevute?

No. Le ricevute non hanno etichette; le etichette e le cartelle del Filing Cabinet sono sue.

Il testo dei miei documenti viene inviato da qualche parte?

Non da solo: il testo viene letto sul telefono e resta lì. Se il telefono è collegato a un documento di AceMoney Studio tramite AceMoney Cloud, il testo viene inviato con il documento, con crittografia end-to-end.

Posso conservare un PDF?

No. Il Filing Cabinet conserva le scansioni fatte con la fotocamera.

Posso portare i miei documenti su un telefono nuovo?

Non accedendo: i documenti non sono nel tuo account. Collega il vecchio telefono a un documento di AceMoney Studio tramite AceMoney Cloud, poi collega il telefono nuovo allo stesso documento; li mostra come copie di sola lettura. L’app non ha un’esportazione, quindi conserva gli originali.

Risoluzione dei problemi

Scan non fa nulla, oppure compare un messaggio sul piano gratuito. Hai 5 documenti nel piano gratuito. Elimina uno che non ti serve più, oppure passa a Receipts Pro.
“Capture was interrupted — try again.” Il sistema ha chiuso l’app durante la scansione. Scansiona di nuovo.
“Failed to process document: …” Non è stato possibile leggere una pagina. Scansiona di nuovo con una luce migliore.
“Failed to save: …” Il telefono non è riuscito a scrivere il documento, spesso perché la memoria è piena. Libera dello spazio e salva di nuovo.
La ricerca non trova una parola che vedo sulla pagina. Il testo riconosciuto è buono quanto la scansione. Apri il documento e controlla il testo riconosciuto; scansiona di nuovo la pagina in piano e ben illuminata, oppure aggiungi la parola come etichetta.
I miei documenti sono spariti dopo aver reinstallato l’app. Erano memorizzati nell’app sul telefono; reinstallare li rimuove a meno che il backup di Android non li abbia ripristinati. L’app da sola non può recuperarli, ma se erano stati inviati ad AceMoney Studio, collegare di nuovo il telefono a quel documento li mostra come copie di sola lettura.